Systemmigration: 10 Tipps für eine zukunftsfähige E-Commerce-Plattform

Systemmigration ist wie ein anstehender Umzug: Man weiß, es wird anders, größer, besser. Man weiß aber auch: Bis es soweit ist, steht einiges an. Gründe für einen Wohnungswechsel sind ebenso vielschichtig wie die einer Systemmigration. Wege, sie anzugehen ebenso.

Doch es gibt auch entscheidende Grundlagen, die es zu beachten gilt. Und: Es gibt Erfahrungswerte. Von euren Branchenkolleginnen und -kollegen. Von Systemanbietern. Von Digitalexperten. Nutzt sie.

Systemmigration: Aktuelle Optionen im E-Commerce

Unabhängig davon, welche Lösungen ihr aktuell im Haus habt, über welche ihr vielleicht schon nachdenkt oder oder oder: Für einen Fahrplan und konkrete Tipps ist immer die richtige Zeit.

So denn. Geben wir euch heute Empfehlungen an die Hand, wie ihr das große Thema Systemmigration kleiner macht, smart und im Bestfall mit etwas mehr Gelassenheit angehen könnt. Lasst uns bei den Gründen starten, bei euren Pains und Needs, die nach Systemmigration verlangen.

Systemmigration hat viele Gründe

Skalierung im Business

Ihr wollt/sollt euer Geschäftsmodell erweitern, um

• eure internationale Tätigkeit auszubauen
• euer Geschäftsfeld um B2B- oder B2C-Kunden zu erweitern
• eure Kunden mit mehr Service und Mehrwerten stärker zu binden

Euch fehlen aber die notwendigen technischen Ressourcen, um das umzusetzen. Eure bestehenden Systeme stoßen einfach an ihre Grenzen und können die Anforderungen für neue Funktionalitäten nicht erfüllen. Die Performance leidet.

Abkündigung einer Lösung

Der Support eures Anbieters läuft aus und es drohen potenzielle Sicherheitsrisiken. Diesen müsst ihr allerdings vorbeugen, damit wertvolle Kunden- und Unternehmensdaten geschützt bleiben.

Cloud-Migration

Ihr wollt die Vorteile einer Cloudlösung (Sicherheit, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit von Ressourcen) nutzen, wisst aber nicht, wie ihr dabei am besten vorgeht. Immer mehr Softwarehersteller hosten ihre Lösungen ausschließlich in der Cloud. Und ihr fragt euch: Sind wir gezwungen, zu wechseln? Welche Option ist für uns die richtige? Bietet die Cloud alle Features, die OnPremise Lösung hatte?

Systemarchitektur-Anpassungen

Die Erwartungen eurer Kunden wandelnden sich stetig. Um ihnen gerecht zu werden und euch am Markt zu behaupten, solltet ihr dafür gegebenfalls veraltete Systeme ablösen. Eure Systemlandschaft modernisieren. Flexibler machen. So, dass ihr auf eben jene Veränderungen reagieren könnt. DXP kommt ins Spiel.

Einen kurzen Überblick über die Gründe einer Systemmigration und hilfreiche Tipps für die erfolgreiche Realisierung erwarten euch im Video:

Systemmigration: Eure Optionen

Nicht nur Kundenansprüche wandeln sich stetig. Auch rechtliche Rahmenbedingungen. Und ja: das E-Business selbst.

Unabhängig davon, ob ihr eine Systemmigration durchführen wollt/müsst, weil ein System abgeschaltet wird und Sicherheitslücken drohen oder ob es darum geht, euch zu erweitern und neue Funktionalitäten zu integrieren: Bei der der strategischen Ausrichtung eurer Systemmigration habt ihr vier grundlegende Optionen:

• Ein Update im selben System (Versionssprung)
• Ein Upgrade in der Produktfamilie.
• Eine Systemmigration beziehungsweise ein Upgrade, das einzelne Lösungsbereiche herauslöst und verbessert.
• Systemmigrationen im Rahmen eines kompletten Replatforming-Prozesses, in dem bestehende Standalone-Systeme zu einer Digital Experience Platform (DXP) nach dem best-of-breed oder best-of-suite-Prinzip ausgebaut werden.

Systemmigration in acht Schritten

Systemmigration mal eben schnell, ist aber nicht. Planung und Vorbereitung sind essenziell. Bevor es an den Umzug der Daten geht, solltet ihr

• eine Strategie entwickeln
• gewünschten Funktionen skizzieren
• einen Dienstleistungspartner finden

Wie ihr das macht? Mit folgenden acht Schritten, zum Beispiel:

Schritt 1: ZEITPUNKT PLANEN

Den einen richtigen Zeitpunkt für eure Systemmigration gibt es nicht. Ihr solltet sie daher in enger Abwägung zwischen Unternehmensinteressen, technischer Entwicklung und verfügbaren Ressourcen planen.

Oft geben Lösungsanbieter – beispielsweise Adobe, SAP, Intershop oder Salesforce – Empfehlungen. Die Saisonalitäten, in denen die Lösung stärker genutzt wird, geben euch ebenfalls Hinweise. Euren Onlineshop etwa in der bestellungsintensiven Vorweihnachtszeit zu migrieren, ist nicht sinnvoll.

Weitere Tipps bekommt ihr von den Commerce-Experten im Webinar.

Schritt 2: SMARTE ZIELE DEFINIEREN

Keine Systemmigration ohne Strategie! Wichtiger Bestandteil einer solchen sind Ziele, um bestehende Prozesse und Funktionen nicht einfach nur erneut in einer anderen Version oder einem anderen System abzubilden, sondern die Systemmigration zur Optimierung zu nutzen.

Projektmanager sollten darauf achten, dass diese Ziele SMART sind. Das bedeutet, sie sollten spezifisch (S) auf das Unternehmen zugeschnitten sein, sie sollten sich messen (M) lassen (wie etwa mehr Traffic oder schnellere Performance), sie sollten für die Akteure attraktiv (A) sein, um die Motivation hoch zu halten, sie müssen aber realistisch (R) bleiben und sich zeitlich terminieren (T) lassen.

Schritt 3: VORHANDENE DATEN SONDIEREN

Obwohl das Thema: Systemmigration nicht unbedingt sexy ist und die Aktion an sich sie auch gerne mal herauszögert wird, macht die eigentliche Migration der Daten nur wenige Prozent des Projektvolumens aus.

Zunächst solltet ihr euer vorhandenes System spiegeln. Dann geht es ans Sortieren, heißt: Ihr sondiert die vorhandenen System-, Stamm- und Bewegungsdaten unter Berücksichtigung ihrer Spezifikation, bereinigt und bereitet sie für den Export vor.

Schritt 4: UMZUZIEHENDE DATEN MAPPEN

Die Qualität des Datenmappings ist von kaum zu überschätzender Bedeutung. Denn die Daten eures alten Systems müssen an die neuen Strukturen angepasst,
das heißt Quell- und Zielpunkte verknüpft, jeder einzelne Eintrag aus dem alten System dem passenden Pendant im neuen zugeordnet werden.

Das geht meist nicht 1:1, sonst wäre es ja keine Systemmigration, sondern ein Update, ohne Optimierung der Prozesse.

Es lässt sich auch praktisch nicht automatisieren, da die Aufgabe stets individuell ist und Know-how erfordert. Datenmapping ist mühsam und technisch anspruchsvoll zugleich, deswegen solltet ihr genügend Zeit dafür einplanen, sodass Aufwandsschätzung und Realaufwand nicht zu weit auseinanderklaffen.

Schritt 5: DATENAUSTAUSCH DURCHFÜHREN

Der Moment des Datenaustauschs ist der Moment der Wahrheit. Wie gut war die Vorbereitung? Welche Herausforderung warten noch auf das Team? Generell ist es sinnvoll, die Systemmigration in Teilbereiche einzuteilen, also Datenbereinigung, Datenmapping und Datentransfer zunächst für einen Bereich durchzuführen, dann zu testen, dann andere Bereiche nachzuziehen, wieder zu testen.

Der Austausch selbst wird von den Lösungsanbietern durch bereitgestellte Middleware erleichtert.

Schritt 6: NEUE VERSION TESTEN

Mit Daten angereichert, kann die neue Version gestartet werden. Nun heißt es: testen, testen, testen. Bei der Systemmigration eines E-Commerce-Systems etwa werden typische Bestellvorgänge durchgespielt. In dieser fundierten Analysephase solltet ihr konkrete Bugs beheben und weiteres Optimierungspotential identifizieren. Ohne ausgiebiges Testing sollte kein migriertes System live gehen – also müsst ihr auch hierfür genügend Zeit einplanen, um langfristig leistungsfähig zu sein.

Schritt 7: FEHLER BEHEBEN

Nach der Fehleranalyse ist vor der Fehlerbehebung. Auch hier ist Feingefühl und Feinabstimmung gefragt, denn nicht alle Bugs lassen sich schnell beheben. Zum Glück verfügen die meisten Entwickler nicht nur über Humor, sondern auch über Geduld und Akribie.

Schritt 8: LIVE GEHEN

Sind die Fehler nach mehreren Testphasen behoben und für alle Teilbereiche alle Migrationsschritte erledigt, könnt ihr live gehen. Trotzdem bleibt es wichtig, das Projekt nicht nur in der ersten Zeit weiter aufmerksam zu betreuen, sondern ggf. Fehler und Learnings der Vergangenheit zu dokumentieren, um sie bei weiteren Systemmigrationen zu vermeiden.

Apropos Learnings und Fehler: Neben Dos haben wir auch Don’ts für euch zusammengetragen und in 10 Tipps gepackt.

Systemmigration: 10 Tipps

Tipp 1: INHOUSE FACHWISSEN NUTZEN

Migrationsprojekte haben nur zu einem Bruchteil mit Coding zu tun. Vor allem sind es strategische Herausforderungen. Eine Herangehensweise à la »Macht ihr mal, nur ohne Sicherheitslücke« freut nur schlechte Dienstleister, die Geld damit verdienen wollen, etwas zu verkaufen, was niemand braucht.

Achtet immer darauf, alle Stakeholder und Nutzer einzubeziehen. Denn gemeinsam auf Augenhöhe zu beraten, zu planen und zu entscheiden, macht allen mehr Spaß – und bringt auch euer Business langfristig voran, statt kurzfristig Security-Leaks zu schließen.

Tipp 2: EXTERNE EXPERTISE EINHOLEN

So fatal es ist, Expertise aus der Hand zu geben, so problematisch ist es auch, im IT-Sektor ohne professionelle, externe Unterstützung zu agieren.

Systemmigrationen sind mehr als nur ein Datenumzug. Vor allem die strategische Vorbereitung – sie kann nicht früh genug beginnen – und ein agnostischer, erfahrener Blick auf den Markt sind viel wert und ihr werdet dank externer Expertise davor bewahrt, alles selbst bauen zu wollen.

Tipp 3: PROZESSE HINTERFRAGEN

Systemmigrationen sind Gelegenheiten, bestehende Prozesse zu hinterfragen. Soll in der neuen Systemlandschaft weiterhin die Freigabe von Produkt-Assets oder Content via E-Mail im txt-Format an eure Shopmanager freigegeben werden oder hat die neue Lösung ein Rechte- und Rollen- bzw. Freigabe-Management? Nur wenn ihr managementseitig solche Prozesse hinterfragt, könnt ihr es vermeiden, Defizite zu reproduzieren.

Tipp 4: IT EINBEZIEHEN

Sich außer Haus an Experten zu wenden, ist gut. Aber was ist mit der geballten Kompetenz im eigenen Haus? Auch diese solltet ihr bei euren Projekten intensiv miteinbeziehen, denn eure Inhouse-IT kennt alle Systeme, die im Einsatz sind. Außerdem sind sie es, die später den täglichen Betrieb stemmen müssen.

Versäumt ihr es, die eigene IT einzubinden, riskiert ihr nicht nur, dass Mitarbeitende sich nicht ausreichend wertgeschätzt fühlen, sondern setzt auch die Funktionsfähigkeit des migrierten Systems im Alltag aufs Spiel.

Tipp 5: NUTZER EINBEZIEHEN

Der Kunde ist König. Alte Weisheit aus dem Krämerladen. Diese Weisheit gilt im 21. Jahrhundert immer noch, nur: Users are Queens and Kings. Das bedeutet: Wenn ihr die Systemmigrationen plant und damit vor allem die Features des Systems konzipiert, ist es von Bedeutung, zu wissen für wen ihr dies tut.

Wer ist eure Zielgruppe? Was wollen die User? Dies solltet ihr vorab datengestützt evaluieren und alle Nutzer miteinbeziehen – alle Nutzer, das heißt jedwede Websitebesuchenden, Neu- und Bestandskunden, eure eigenen Mitarbeitenden, die mit dem System täglich zu tun haben werden, und weitere Stakeholder wie externe Lieferanten. Wer Nutzer nicht kennt und nicht miteinbezieht, wird aus Systemmigration wenig Nutzen ziehen.

Tipp 6: COMMERCE RUSH HOURS BEDENKEN

Wenn ihr selbstzerstörerisch veranlagt seid, migriert euer Commerce-System doch am Black Friday, dem umsatzstärksten Tag des Jahres. Oder in der Vorweihnachtszeit. Migriert euer CMS, während ihr neue Content- und IT-Mitarbeiter onboardet.

Schlechte Zeitpunkte zu wählen beziehungsweise Projektaufwände zu unterschätzen, gehören zu den gröbsten Fehlern, denn sie kosten im Zweifel eurem Unternehmen richtig Geld.

Bei anderen, weniger an Konjunkturen geknüpften Systemen kann man bei der Wahl des Zeitpunkts weniger grobe Fehler begehen, aber auch hier gilt, datengestützt zu evaluieren, wann die Systeme besonders ausgelastet sind – wann es also am wenigsten sinnvoll ist, eine Systemmigration anzusetzen.

Tipp 7: PARALLELBETRIEB PLANEN

Wenn ihr die Ablösung eures alten Systems plant, solltet ihr euch unbedingt darüber im Klaren sein, dass es sich um einen Prozess handelt und nicht um Zauberei.

Ein grober Fehler also wäre es, keinen Parallelbetrieb zu planen, sondern alles auf eine Karte zu setzen. Diese Big Bang- oder Augen-zu-und-durch-Strategie kann im Zweifel zu einem existenzbedrohenden Crash führen und kein seriöser Anbieter würde euch dazu raten.

Sinnvoll ist es, erst einmal in kleineren Regionen live zu gehen und die Neuerungen zu testen.

Tipp 8: DATEN MAPPEN

Datenmapping ist bei einer Migration das, was stabile Kartons bei einem Umzug sind: unverzichtbar. Denn nur, wenn dies erfolgt ist, kann auch wirklich ein Austausch, eine sinnvolle Verschiebung stattfinden. Je hochwertiger die Qualität des Datenmappings, desto besser das Ergebnis.

Um die Daten des alten Systems an die Anforderungen des Neuen anzupassen, muss euch klar sein, was wohin gehört. Diese Fragen sind von Experten zu regeln und lassen sich nur bedingt automatisieren, da das Verhältnis von Quelle und Ziel bei jedem Unternehmen, jedem System, jeder Systemmigration individuell und unterschiedlich ist.

Tipp 9: AUFWÄNDE SMART SCHÄTZEN

Nichts ist aus wirtschaftlicher Sicht blöder, als ein BER-Moment: Jahre zu spät, Milliarden zu teuer, und dann kommt auch noch Corona und das Kerngeschäft bricht weg.

Gewiss, eine einzelnes Systemmigration lässt sich nicht mit dem Bau eines riesigen Flughafens vergleichen, aber man hat sich in der Hauptstadt verschätzt. Das passiert auch häufig bei Systemmigrationsprojekten.

Die Roadmap sieht vor, im Januar die Anforderungen zu konkretisieren, im Februar die Funktionen zu skizzieren und die Systemmigration vorzubereiten, an einem Märzwochenende die Daten zu migrieren und Ende März nach einigen Tests live zu gehen, schließlich endet der Support für das Altsystem zum 1. April. Maximal sollen 60 PT, Personentage, abgerechnet werden können.

Die Vermutung liegt nahe: Hier verschätzt man sich. Und zahlt am Ende drauf. Es ist beim Scoping also wichtig, eure Ziele smart zu definieren und Aufwände auf alle Ressourcen bezogen realistisch zu planen und nach Prinzipien agilen Managements zu handeln.

Tipp 10: PROZESSE NICHT NOCH WEITER VERBIEGEN

Es ist für die Zukunft eures Unternehmens fatal, zu beharren und bei der Systemmigration over-customized Features, die nicht mehr wirklich funktionstüchtig sind, unbedingt replizieren zu wollen.

Dies ist aus Innovationssicht ein schlechter Move, sollte unser aller kostbare Zeit doch eher darauf verwendet werden, neugierig zu bleiben und zu fragen: Was können wir in Zukunft noch besser machen? Die Antwort darauf, lässt sich bestimmt finden – gemeinsam.

Systemmigrationsprojekte gehen eng einher mit dem Ziel, die Erlebnisse über alle Touchpoints hinweg zu optimieren. Die Maßnahmen hierfür geht jedoch über Website-Optimierung hinaus: Perspektivisch wollen immer mehr Unternehmen eine Digital Experience Plattform mithilfe von Migrationen aufbauen.

Die Stichworte lauten hier: Schnittstellen-Management (APIs), neue Standards (REST) und Plugins.

Auch bei Versionssprüngen steht man vor der Herausforderung, Inhalte und Strukturen beispielsweise auf neue Datenbanktypen, eine grundsätzlich veränderte Software-Architektur und schließlich auf den sich seit Jahren vollziehenden Wandel von on-premise in Richtung rein cloud-basierter Lösungen anpassen zu müssen.

Anpassungen, die sich langfristig lohnen, gerade, wenn man nicht alles so lässt, wie es war.

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