Multistream-Projektmanagement: wie ihr mit simultanen Projekten die Digitale Transformation vorantreibt

Damit euer Unternehmen zum digitalen Vorreiter wird, reicht es nicht mehr nur aus, einen eigenen Onlineshop zu haben oder auf Social Media aktiv zu sein. Wirklich gute digitale Angebote sind wesentlich komplexer!

Angefangen bei einer passenden IT-Systemarchitektur, die eure Prozesse im Unternehmen effizienter gestaltet, bis hin zu einem ansprechenden Design auf all euren Kanälen.

Daher ergeben sich bei euch im Unternehmen wahrscheinlich mehrere Digitalprojekte auf einmal – um schnellstens im E-Business mitzuhalten. Mehrere Projekte parallel zu verwalten ist aber auch mit viel Arbeit verbunden.

Das von dotSource entwickelte Framework »Multistream-Projektmanagement« erleichtert euch genau diese Arbeit und hilft euch Synergien zwischen den Projekten zu nutzen.

Multistream-Projektmanagement: Ein Framework aus der Praxis

Multistream-Projektmanagement ermöglicht euch, Prozesse beispielsweise aus den Bereichen E-Commerce, Cloud Services, Produktdatenmanagement und User Experience smart miteinander zu verknüpfen.

Dabei geht es nicht darum, alle Projekte eines Unternehmens zusammenzulegen. Vielmehr könnt ihr zusammenhängende Projekte, egal ob klein oder groß, innerhalb eurer Organisation sinnvoll abstimmen und koordinieren.

Der Ursprung des Multistream-Projektmanagements liegt im »Programmanagement«. Diese Methode beschäftigt sich gleichermaßen mit der Planung und Steuerung von mehreren miteinander verbundenen Projekten. Dabei überwachen und koordinieren Programmmanger die übergeordneten strategischen Geschäftsziele der gesamten Organisation.

Hierfür gibt es eine Menge vordefinierte Workflows, komplexe Regelwerke und untergliederte Instanzen, an denen sich das Programmmanagement orientiert. Meist wird der Ansatz in größeren Organisationen und Konglomeraten beziehungsweise Mischkonzernen angewendet.

Das Multistream-Projektmanagement hingegen zeichnet sich darin aus, dass es in kleineren Prozessschritten denkt und sehr agil anpassbar ist. Es ist ein Framework aus der Praxis für die Praxis!

Beim Multistream-Projektmanagement werden die einzelnen Projekte in Strömen also »Streams« im digitalen Kontext simultan umgesetzt. Durch die parallele Steuerung der Streams, könnt ihr synergetisch über die einzelnen Projekte hinweg arbeiten. Außerdem beinhaltet es regelmäßige Evaluationstermine in unterschiedlichem Rahmen und mit verschiedenen Projektbeteiligten.

So sind alle Stakeholder der Multistream-Projekte, wie Mitarbeitende und die Geschäftsführung immer nah an den Streams dran und haben die Ziele als Ganzes im Blick.

Multistream-Projektmanagement: Für wen es geeignet ist

Multistream-Projekte eignen sich für alle Unternehmen, die schnell und möglichst effektiv wachsen wollen und sich die Digitale Transformation zur Aufgabe gemacht haben. Denn gerade dann kann es sich lohnen, mehrere Projekte gleichzeitig zu realisieren.

Multistream-Projektmanagement: Wie es genau funktioniert

Anhand eines Beispielszenarios für einen Händler und Hersteller von Werkzeugen zeigen wir euch, wie ihr Mulitstream-Projektmanagement anwendet. Wie viele Unternehmen setzt der Händler sich im Zuge seiner Digitalisierungsstrategie folgenden Ziele:

• einheitliche Kundendaten
• optimale digitale Unterstützung des Außendienstes
• nutzerfreundlicher B2C-Onlineshop für eure Eigenmarken
• höhere Online-Sichtbarkeit
• schnellere Pflege und Ausleitung von Produktdaten
• bessere Messbarkeit und Auswertung eurer Marketing-Kampagnen
• personalisierte Marketing-Mailings

All diese Vorhaben möchte das Unternehmen schnell und simultan umsetzen. Das bedeutet also, dass es die Unterstützung der folgenden Projektbereiche für die Realisierung benötigt:

• PIM/MDM/DAM
• CMS
• Digital Marketing
• Marketing Automation
• CRM

Dafür braucht es natürlich eine passende IT-Systemarchitektur. Insbesondere bei Projekten solch einer Größe ist es wichtig, alle Beteiligten bereits vor Projektbeginn abzuholen und eine gemeinsame Vision sowie konkrete Meilensteine festzulegen.

Bei der simultanen Steuerung von Projekten treten häufig ähnliche Herausforderungen auf:

• fehlende gemeinsame Vision und Roadmap
• ungenügende Kommunikation und Wissenssilos
• voneinander abhängige Streams
• fehlende Priorisierung und Fokussierung
• hohe Komplexität und wenig Transparenz
• unklare Verantwortlichkeiten

Multistream-Projektmanagement: Die zwei wichtigsten Faktoren

Die Lösung lautet daher: Streams clever miteinander verbinden!

Kommunikation ist einer der beiden wichtigsten Faktoren beim Lenken der Streams. Mit einer transparenten Kommunikation während des gesamten Vorhabens, könnt ihr enorm zum Projekterfolg beitragen. Gleichzeitig verhindert ihr auch sogenannte Wissenssilos, da alle Involvierten zu jedem Zeitpunkt auf dem gleichen Projektstand sind.

Damit behaltet ihr die Übersicht in den einzelnen Streams und verliert gleichzeitig das Gesamtvorhaben nicht aus den Augen. Auch die Geschäftsleitung bekommt so Einblicke zum Projektfortschritt, kann Ressourcen sinnvoll einsetzen und Kosten- sowie Zeitbudgets monitoren.
Der zweite wichtige Faktor des Multistream-Projektmanagements ist, agil zu bleiben.

Durch die Aufteilung in kleine, stemmbare Prozesse und dank der einfachen Anpassbarkeit verlaufen eure Projekte schlanker als bei anderen Methoden, wie dem Programmmanagement. Die To-dos und Zwischenziele der Streams behaltet ihr permanent im Blick und lassen sich beliebig anpassen, womit ihr über die gesamte Projektdauer agil bleibt.

Multistream-Projektmanagement: Roadmap to Success

Wie behaltet ihr nun den Durchblick in all euren Streams? Über eine Roadmap, die euch täglich begleitet.

Hier könnt ihr alle wichtige Informationen, wie Meilensteine, Ziele, Events und einzelne Arbeitspakete in einer übersichtlichen Darstellung sammeln.

Die Roadmap hilft euch dabei, die Streams transparent zu machen und die Abhängigkeiten aufzudecken. Ebenso könnt ihr die To-dos wie Arbeitspakete aufteilen oder Events, beispielsweise Meilensteine anpassen.

Um Multistream-Projekte zu meistern, benötigt ihr einen Multistream-Projektmanager. Sie organisieren und etablieren die Streams, behalten den Überblick über alle Vorhaben hinweg und bündeln die Interessen der Stakeholder.

Außerdem gibt es beim Multistream-Projektmanagement meist die folgenden Rollen:

• Customer Success Manager: kennen, verstehen und beraten zur Optimierung eurer Unternehmensvision und -strategie
• Account Executives: verstehen und erkennen die Komplexität der Streams, beraten zu Projektbeginn und vertreten eure Interessen
• Enterprise Architects: beraten und bewerten eure architektonischen Anforderungen
• Product Owner: verantworten eure Streams von fachlicher Seite
• Scrum Master: planen, monitoren und dokumentieren die einzelnen Projekte

Je nachdem welche Projektvorhaben ihr erfüllen möchtet, kann das Rollen-Set-Up individuell gestaltet werden.

Neben der Roadmap und der Rollenverteilung gehören auch einige Regeltermine zum Multistream-Projektmanagement. Dafür gibt es ein wöchentliches Meeting, in dem die Projektmanager und fachlich Verantwortlichen der Streams sich über Besonderheiten oder Abhängigkeiten der Teilprojekte austauschen.

Ebenso finden monatliche oder quartalsweise Steering-Termine statt sowie halbjährliche Customer Success Meetings. Im Steering-Meeting trifft ein Ausschuss auf C-Level-Ebene übergreifende Entscheidungen, nimmt, wenn nötig größere Änderungen vor und steht den Multistream-Projektleitern beratend zur Seite.

Hingegen stehen im Customer Success Meeting die Bedürfnisse von euch und euren Kunden im Vordergrund. Der Customer Success Manager fungiert dabei als Brücke zwischen Unternehmen und Kunde.

Darüber hinaus beinhaltet das Multistream-Projektmanagement auch begleitende Maßnahmen wie die Schulung von Mitarbeitenden oder anderen Stakeholdern, beispielsweise Multistream-Projektmanager oder Product Owner.

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• wie ihr Risiken frühzeitig erkennt und ihnen vorbeugt
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