Metadatenmanagement: 5 Kriterien, auf die ihr bei der Systemauswahl unbedingt achten solltet

In digitalisierten Unternehmen erreicht das Datenvolumen neue Höchststände. Die Menge an Daten aus Systemen, wie ERP, CRM oder PIM, wächst in rasantem Tempo. So den Überblick über den eigenen Datenbestand zu behalten?

Metadatenmanagement heißt das Tool, das Unternehmen dabei unterstützt. Der Wortanfang »Meta« verrät direkt, dass der Wechsel auf eine höhere, abstraktere Ebene bessere Übersicht verschafft.

Metadatenmanagement: Vom Hochzeits-DJ zum Data-driven Business

Der richtige Umgang mit Metadaten hat schon Hochzeits-DJs das Leben erleichtert. Mit zig-tausenden Songs im Katalog fällt es zunehmend schwer aus dem Kopf zu wissen, aus welchem Album der Musikwunsch einer Tante war und welcher Hit im Anschluss am besten dazu passt.

Metadaten sagen DJs zum Beispiel genau das, aber auch welche Stimmung ein Lied vermittelt, wie schnell dessen Tempo ist. So haben Metadaten Einfluss darauf, dass sich die Gäste einer Hochzeitsparty noch in 10 Jahren gerne an den Abend zurückerinnern.

Unternehmen können mit Metadatenmanagement die Laune in der Datenarbeit ebenfalls besser oben halt und sogar wesentlich mehr erreichen als der DJ aus diesem Beispiel.

Denn Unternehmen arbeiten mit weitaus mehr Daten aus vielen verschiedenen Quellen. Die kommen außerdem zu vielerlei Zwecken und in mehreren Teams zum Einsatz. Wer hier mit guter Organisation aufwartet, steigert Effizienz und Effektivität im Data-driven Business.

Metadatenmanagement: Diese Features braucht euer Tool

»Daten über Daten«, so heißt meistens die Erklärung für Metadaten. Im Metadatenmanagement geht es aber in Wirklichkeit um »Daten über Datensätze«. Klingt erstmal nach Wortklauberei, macht aber wirklich einen Unterschied.

Nämlich den, dass Metadatenmanagement große Strukturen wirklich überblickbar macht, statt nur an einem Ort aufhäuft. Darüber hinaus gibt es noch fünf weitere Merkmale, die ein System für Metadatenmanagement mitbringen sollte, um zum Gewinn für euer Unternehmen zu werden.

1. Metadata Repository

Ein Metadatenmanagement ist gedacht als Zentrum für alle Metadaten, die zu euren Unternehmensdaten gehören. Dementsprechend liegen die Metadaten in einem zentralen Speicher, dem »Metadata Repository«.

Wer dort sucht, bekommt Antworten auf diese und viele weitere Fragen:

• Welche Felder und Datentypen umfasst ein Datensatz?
• Welches System produziert die Daten?
• Wo liegen die Daten?
• Welche Sicherheitsinformationen über die Daten bestehen?
• Wer verantwortet den Datensatz?

2. Business Glossary

Mehr als nur ein Nachschlagewerk – ein »Business Glossary« definiert die Standards von technischen Feldern eurer Datensätze. Es gilt unternehmensweit. Damit enthält es nicht nur Informationen, die euch helfen, eure Daten zu verstehen. Viel mehr bedeutet das Business Glossary: Die Definitionen in ihm sind praktisch Unternehmensgesetz – auch hier an einem zentralen Ort.

3. Data Lineage

Unternehmen verarbeiten und verwerten Daten in mehrstufigen Prozessen. Das gehört zum Kern des Data-driven Business. Deswegen sollen diese Prozesse raus aus der Blackbox. »Data Lineage« macht die Verarbeitungs- und Verwertungsschritte transparent und ihr erfahrt, auf welchen Daten ein bestimmter Datensatz basiert.

4. Search Functionality

Diese Funktion habt ihr sicherlich erwartet: eine zentrale Suchfunktion. Ihr kommt schneller zum Ziel im Metadata Repository. Legt die Kriterien eurer Suche fest und werdet fündig – sofern ihr dazu die Berechtigung habt.

5. Rule Management

Mit dem »Rule Management« behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, wer welche Rechte und Freigaben zu Datensätzen erhält. Wie bei den vorherigen vier Punkten solltet ihr auch hier keine Abstriche machen.

Metadaten managen: Mehr Features und alternative Lösungen

Das waren die Basics. Weil Systeme für Metadatenmanagement schon seit einigen Jahren auf dem Markt bereitstehen, verfügen einige bereits über weitere ausgefeilte Features. Für euch bedeutet das: Einige Systeme erleichtern euch die Datenpflege viel weitergehender. Teilweise geht’s auch schon automatisiert – und das spart wertvolle Ressourcen.

Alternativ bieten mittlerweile auch Data Catalog Tools einen vergleichbaren Funktionsumfang. Der Blick in die Geschichte zeigt: Die Tools fokussierten sich ursprünglich darauf, dass Unternehmen ihre Datenbestände durchsuchen und verwalten können. Seitdem ist die Menge an Features aber deutlich gewachsen. Ihr habt somit eine große Auswahl an Systemen, um die Lösung zu finden, die am besten zu eurem Unternehmen passt.

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