Was ist Master-Data-Management? Und wie ihr damit auch durch stürmische Zeiten navigiert  

In unsicheren Zeiten und bei wirtschaftlichen Herausforderungen gleicht ein Unternehmen einem Schiff auf stürmischer See. Die Wellen sind hoch, der Wind unberechenbar, und oft ist die Sicht getrübt. Es gibt unzählige Entscheidungen zu treffen, und ohne Orientierung kann selbst das stärkste Unternehmen vom Kurs abkommen. Hier kommt Master-Data-Management (MDM) ins Spiel – euer Leuchtturm, der den sicheren Weg durch das Chaos weist und Orientierung bietet. 

Damit ihr auf Kurs bleibt, ist es wichtig, dass ihr wertvolle Daten nicht länger unabhängig voneinander verwaltet, sondern sinnvoll verknüpft. Aber von welchen Daten ist hier eigentlich die Rede? Und wie könnt ihr sie bestmöglich zusammenbringen? Antworten darauf findet ihr hier.  

Was ist Master-Data-Management? Der Leuchtturm, der Orientierung schafft

Datenströme fließen aus allen Richtungen, oft unkoordiniert. Ohne Master-Data-Management ist es, als würdet ihr ohne funktionierenden Kompass segeln. Stammdaten – Informationen über Kunden, Produkte, Lieferanten und Standorte – sind dabei der Kompass und die Seekarten eurer Reise. Doch wenn diese nicht korrekt oder zugänglich sind, wird das Navigieren zum Glücksspiel.

Master-Data-Management schafft Ordnung, indem es eben diese Stammdaten zu einer zentralen und verlässlichen Quelle konsolidiert. Mit einem MDM-System bekommt ihr die nötigen Koordinaten, um sicher und effizient zu steuern. Ein Leuchtturm ist nicht nur ein Orientierungspunkt, sondern auch ein Symbol für Sicherheit – genau das, was Master-Data-Management für eure Unternehmensdaten leistet.

Damit ihr Master-Data-Management erfolgreich betreiben könnt, ist eine ganzheitliche Herangehensweise erforderlich – die bekannte 360-Grad-Sicht. Nur so könnt ihr sämtliche Unternehmensdaten konsolidieren und vollständige Datensätze schaffen.

Eine MDM-Software unterstützt euch genau dabei.

Was macht eine MDM-Software? Das Navigationssystem für eure Daten

Eine MDM-Software ist wie ein ausgeklügeltes Navigationssystem, das ständig Daten analysiert, konsolidiert, aktualisiert und mit anderen Lösungen, Geschäftsprozessen, Anwendungen und Analysetools synchronisiert. Es sammelt Stammdaten und bereitet sie so auf, dass sie jederzeit korrekt und aktuell sind.

Das ist wie der Moment, in dem der Kapitän alle wichtigen Instrumente und Datenpunkte im Blick hat: Windrichtung, Strömungen und den aktuellen Standort. Nur so kann das Unternehmen sicher Kurs halten.

Welche Arten von Stammdaten gibt es?

Stammdaten, auf Englisch Master Data, bilden die Basis für alle anderen Daten, die euer Unternehmen braucht, um Entscheidungen in verschiedenen Bereichen zu treffen. Sie machen zwar meistens nur einen Anteil aller Unternehmensdaten aus, sind aber in ihrem Handling relativ komplex. Zum einen liegen die Informationen meist in verschiedenen Systemen und zum anderen müssen Mitarbeitende verschiedenster Unternehmensbereiche auf sie zugreifen können.

Produktstammdaten

Diese Daten beziehen sich auf Attribute wie Produktkategorien, Merkmale, Produktnummern, Stücklisten oder Preise. Insbesondere Produktstammdaten sollten sauber sein, denn sie kommen nicht nur bei der Produktentwicklung und dessen Lebenszyklus, sondern auch abteilungs- und prozessübergreifend in Marketing, Vertrieb und Logistik zum Einsatz.

Kundenstammdaten

Kundenstammdaten sind wie Passagierlisten. Wenn Namen, Präferenzen oder Bedürfnisse nicht klar sind, riskiert ihr, den Passagieren eine schlechte Erfahrung zu bieten – oder sie im schlimmsten Fall zu verlieren.

Diese Stammdaten umfassen alle Kerndaten, die für eure Geschäftsbeziehungen mit Kunden nötig sind. Seien es Kontaktinformationen, Bestellhistorien oder Zahlungsbedingungen. Das Master-Data-Management, also die Verwaltung dieser Art von Stammdaten betrifft vor allem zwei Bereiche: die Standardisierung sowie die Bereinigung von Daten, beispielsweise aus dem Enterprise Resource Planing (ERP) oder dem Customer-Relationship-Management-System (CRM).

Um Duplikate zu eliminieren, gleicht das MDM-System Kundenstammdaten wie Adressen oder Namen ab, die im ERP möglicherweise anders als im CRM gespeichert sind aber denselben Kunden meinen. Damit vermeidet ihr, dass ein Kunde mit mehrfach mit derselben Marketing-Kampagne bespielt wird. Ein wichtiger Hebel, um richtig zu personalisieren.

Auch Daten von Mitarbeitenden oder Lieferanten können in diesen Stammdaten miterfasst sein.

Lieferantenstammdaten

Stellt euch vor, euer Schiff muss Proviant nachladen, aber die Lieferanten sind nicht verlässlich verzeichnet. Ohne ein gut geführtes System riskiert ihr Verzögerungen und Engpässe.

Unter Lieferantenstammdaten fallen also Daten zu Verträgen, Lieferantenkonten, Preisgestaltung, Richtlinien und Co. Wie die Angaben zu den Proviantlieferanten auf eurem Schiff sind auch Lieferantenstammdaten essenziell für die Abbildung von Beschaffungsaktivitäten – sei es die Planung, die eigentliche Beschaffung, die Vergabe von Aufträgen oder der Einkauf selbst.

Gerade im Hinblick auf Regularien wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wird Transparenz für Unternehmen hinsichtlich ihrer Lieferantenbeziehungen unabdingbar. Wie euch das mithilfe eines MDM-Systems gelingt, hört ihr am 16. Januar im kostenfreien Webinar: »Lieferkettengesetz: Rundum sicher aufgestellt dank MDM von Stibo Systems«.

Standortstammdaten

Standortstammdaten sind eure Hafenpläne. Sie helfen euch, die besten Anlaufstellen zu finden und euch eure wie auch die Reise eurer Kunden und Lieferanten so effizient wie möglich zu gestalten.

Physische Standorte, Unternehmensniederlassungen, Vertriebszentren und Filialen fallen in diese Art der Stammdaten. Besonders wichtig sind Standortstammdaten zum Beispiel, wenn das geeignete Sortiment für eine Filiale ermittelt werden soll. Es geht also darum, standortbezogene Entscheidungsfindungen zu erleichtern, indem Standortstammdaten mit weiteren Datendomänen verbunden werden.

Anlagenstammdaten

Anlagestammdaten sind die technischen Details eures Schiffs – von der Ruderanlage bis zur Wartung des Motors. Fehlerhafte Daten führen zu teuren Reparaturen oder gefährlichen Situationen. Stammdaten dieser Art beziehen sich auf materielle wie immaterielle Vermögenswerte eines Unternehmens. Anlagenstammdaten beispielsweise zum Inventar verfügen meist auch über Attribute, die den Stand und die Instandhaltung beschreiben. Das können Anlagenkategorien, Leasinginformationen oder Abschreibungsbedingungen und -werte sein. Sind Anlagenstammdaten also ungenau oder inkorrekt, kann das fehlerhafte Prognosen zur Folge haben.

Wie unterscheidet sich Master Data Management von Product Information Management?

Product-Information-Management-Systeme verwalten Produktinformationen über alle Kanäle hinweg, die mit eurem Unternehmen verbunden sind. Das Product Information Management (PIM) ist dabei zum Beispiel essenziell für Produktqualität, Markteinführungszeit und Lieferketteneffektivität.

Gerne berät euch das Team von dotSource zu euren Möglichkeiten im Bereich Produktdatenmanagement.

Im Gegenteil dazu schließt MDM einen größeren und breiteren Umfang als nur Produkte ein. Es umfasst zwar auch Produktdaten, wie schon angesprochen aber eben auch alle Daten zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden oder Anbietern. Heißt also: es geht bei Master-Data-Management um alle Transaktions- und Betriebsdaten, die sich bei euch im Unternehmen befinden.

Warum sind Master-Data-Management und eine MDM-Software wichtig?

Ein MDM-System ist der Leuchtturm, der euch in unsicheren Zeiten durch die Klippen leitet und sicher in den Hafen führt. Es bringt Struktur, Klarheit und Zuverlässigkeit in eure Datenlandschaft. Schließlich sammeln sich mit voranschreitender Digitalisierung bei euch entsprechend Daten in großen Mengen an. Dadurch entsteht aber eben nicht gleich ein Mehrwert für euer Unternehmen. Denn ohne den Überblick versickern eure Daten in isolierten Silos oder abgeschotteten Systemen.

Ohne MDM riskiert ihr:

• Orientierungslosigkeit: Unzuverlässige Daten machen euch ineffizient.
• Kollisionen: Datenkonflikte und Inkonsistenzen bringen euch doppelte Arbeit und Kundenfrust.
• Verlorene Zeit: Manuelles Nachsteuern verlangsamt euch.
• Irrfahrten: Fehlgeleitete Ressourcen durch redundante Daten kosten euch.

Ein gängiges Beispiel vieler Unternehmen ist die mangelhafte Verknüpfung von PIM- und CRM-Systemen. Während Produktdaten im PIM-System automatisiert gepflegt und an den Shop weitergeleitet werden, erfolgt im CRM die manuelle Nachbearbeitung für Werbeaktionen.

Das Problem dabei: Eure Mitarbeitenden pflegen alle Produkte im PIM gleichermaßen, obwohl eine Priorisierung mithilfe von CRM-Daten möglich wäre. Stellt euch außerdem vor, dieses Problem besteht in einem Konzern mit mehreren Töchtern und Niederlassungen, die jeweils verschiedene PIM-, ERP- und CRM-Systeme bedienen. Die Folge: Einzelne Teams arbeiten, ohne voneinander zu wissen.

Ihr seht: Hier geht sehr viel Potential in der Datennutzung verloren. Dabei könnten die Pflegeaufwände intelligent automatisiert werden – vorausgesetzt, die Systeme wären besser integriert oder es käme eine MDM-Software zum Einsatz.

Mit einem MDM-System räumt ihr das Datenchaos auf und schafft Synergien zwischen den Systemen. Dadurch könnt ihr bestimmte Arbeitsprozesse automatisieren und beschleunigt folglich die Time-to-Market eurer Produkte.

Davon profitieren auch eure Kunden, denn dadurch werden aktuelle Informationen und umfassende Services zu erworbenen oder interessierenden Produkten bereitgestellt. Außerdem könnt ihr euren Kundensupport verbessern, da eure Unternehmensdaten mittels MDM-System konsistent und in Echtzeit aktualisiert werden.

Schluss also mit:

• Undurchsichtigen Prozessen
• Lange Time-to-Value bzw. Time-to-Market für Veränderungen
• Fehlender Flexibilität und Innovationsgeist
• Starrem und unspezifischem Content
• Hohen manuellen Aufwänden bei der Erstellung von Content
• Unnötigen Duplikate und Datensilos
• Uneinheitlichen und veraltete Datenformaten
• Ungenutzten Daten in großen Mengen

Gemeinsam mit euch analysiert das MDM-Team von dotSource eure konkreten Anforderungen und unterstützt euch bei der Implementierung einer passenden MDM-Software.

Vorteile einer MDM-Software

Als wären das alles noch nicht Argumente genug, findet ihr im Folgenden weitere konkrete Vorteile, wie sich die Nutzung eines MDM-Systems positiv auf eure Prozesse und Ergebnisse auswirken kann:

Single Source of Truth

Bedeutet, dass es für alle Stammdaten eures Unternehmens nur diesen einen Speicherort gibt. Von dieser Datenquelle aus könnt ihr alle Informationen aus den verschiedenen Domänen verwalten, pflegen und von dort gezielt ausspielen.

Verbesserte Datenqualität

Bereinigte Daten sind aussagekräftige Daten. Und damit verbunden optimiert ihr mit einem MDM-System auch den Datenaustausch zwischen euren Mitarbeitenden aus den verschiedenen Abteilungen. Und dies wiederum spart allen Zeit, die sie für andere strategische Aufgaben nutzen können.

Erfolgreiches Risikomanagement

Ein MDM-System lässt sich sehr einfach in eure Systemlandschaften integrieren. Mit seinem freien Objektmodell könnt ihr flexibel auf Systemveränderungen reagieren und eure Daten vor diesen Umbrüchen schützen.

Vermeidung von Duplikaten

Schluss mit Datensilos und damit verbunden zusätzlichen manuellen Aufwänden. Teilweise betrifft dies nämlich Millionen von Produkten und Datensätzen aus unterschiedlichsten Systemen. Weiter gedacht, spart ihr personelle Ressourcen und Entwicklungskosten, die an anderen Stellen verwendet werden können.

Innovative Analysemöglichkeiten

Diese führen euch zu neuen Einblicken und Out-of-the-Box-Ideen. Indem ihr eure Business-Intelligence-Systeme (BI) mit aus dem MDM-System validen Daten füttert, könnt ihr beispielsweise die aktuellen Schwachstellen eurer Kunden identifizieren oder zukünftige Trends prognostizieren.

Welche Möglichkeiten euch ein BI-System darüber hinaus bietet, erfahrt ihr im Beitrag »Business Intelligence: Wie ihr mit intelligenter Datenanalyse Entscheidungen strategisch trefft«.

Relevanter Content

Perspektivisch könnt ihr ein MDM-System in eine Product-Experience-Plattform (PXP) integrieren. Somit könnt ihr eure Inhalte noch spezifischer für eure Zielgruppe aufbereiten und die effiziente Bereitstellung von Daten durch Automatisierungen weiter voranzutreiben. Und eine attraktivere Customer Journey wird euch langfristig auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Optimierte Datenkultur

Zufriedene Mitarbeitende, Zufriedene Kunden. Wer will nicht lieber agil und unkompliziert Aufgaben nachgehen können? Das gilt vor allem für die Arbeit mit Daten. Mit einem MDM- System könnt ihr Datensätze übersichtlich aufbereiten und in nutzerfreundlichen Dashboards abbilden. So können eure Teams auch abteilungsübergreifend schnell und unkompliziert auf die Daten der jeweils anderen Systeme zugreifen. Die Auseinandersetzung mit Master Data Management ist also entscheidend für eure Digitalisierungs-Roadmap, da es genau diese Pain Points anspricht. Es verbindet eure Datenmengen aus und in verschiedenen Systemen zu einem großen Ganzen.

Damit sind beispielsweise gemeint der Onlineshop, das Content-Management-System (CMS), das CRM- oder das BI-System. Ein MDM- System kann den Datenaustausch zwischen diesen Systemen erheblich vereinfachen.

Dieser geschmeidige Datenflow ermöglicht euch folglich neue und effiziente Analysemöglichkeiten, die euch wiederum dabei helfen, einerseits innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln und andererseits eure Time-to-Market zu beschleunigen. Ihr verschafft euch also einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.

Best Practice für eine erfolgreiche Strategie mit Master Data Management: Ottobock

Ottobock, der Weltmarktführer im Bereich Prothetik und Orthetik, befand sich inmitten eines Sturms aus steigenden Datenanforderungen. Durch die zunehmenden Anfragen und der voranschreitenden Internationalisierung in über 60(!) Ländern stand das Unternehmen vor großen Herausforderungen:

• Wird die Datenlage und –struktur den internationalen Anforderungen gerecht?
• Sind die Unternehmensvorgaben und Qualitätsstandards leicht zugänglich?
• Wie gut finden sich auch neue Mitarbeitende bei der Einarbeitung zurecht?
• Funktioniert der Workflow, wenn Arbeiten delegiert werden?
• Wer überprüft, ob sich nicht doch irgendwo fehlerhafte Daten eingeschlichen haben?

Fragen über Fragen, doch Ottobock fand mit dem MDM-System von Stibo Systems und der Implementierung durch dotSource die Lösung.

Daber er folgte die Einführung des MDM-Systems schrittweise und beinhaltete das »Fahrschulprinzip«. Das bedeutet, Mitarbeitende konnten den Umgang mit dem Tool erlernen und direkt damit arbeiten, was die Akzeptanz und Nutzung innerhalb des Unternehmens förderte.

Durch das MDM-System wurde sichergestellt, dass Produktdaten für jeden Markt bearbeitet werden können. Das Rollenmanagement erlaubt fokussierten Zugriff auf relevante Informationen. Und automatisierte Überprüfungen von Produktattributen ermöglichen erfolgreiches internationales Handeln.

Mehr Insights zum Projekt findet ihr in der kostenfrei downloadbaren Success Story.

Wichtige Schritte für die erfolgreiche Umsetzung von Master Data Management

Ein Leuchtturm kann nur dann Orientierung bieten, wenn er stabil gebaut, strategisch platziert und mit den besten Materialien ausgestattet ist. Ähnlich verhält es sich mit der Einführung eines MDM-Systems. Es ist ein komplexer Prozess, der mehrere Faktoren und Akteure einbezieht, um am Ende verlässliche Ergebnisse zu liefern.

Der richtige Mix im Projektteam: Die Crew zusammenstellen

Kein Schiff segelt allein, und kein Leuchtturm wird von einer einzigen Person gebaut. Ein erfolgreiches Master Data Management Projektteam braucht eine diverse Crew – Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Perspektiven. Stellt euch vor, ihr habt nur erfahrene Zimmerleute, aber keine Ingenieure, die die Stabilität des Turms planen. Es ist essenziell, sowohl kreative Köpfe als auch technische Experten an Bord zu haben.

Fokussiert euch auf:

• Weitsichtige Erfahrungen, um Fallstricke zu vermeiden.
• Innovative Denker, die unkonventionelle Lösungen vorschlagen.
• Vielfältige Hintergründe, um unterschiedliche Herausforderungen zu berücksichtigen.

Richtige Wahl der MDM-Software: Der Bauplan für euren Leuchtturm

Nicht jeder Leuchtturm passt auf jeden Felsen. Ebenso wenig ist jede MDM-Software für euer Unternehmen geeignet. Die Wahl der richtigen Lösung ist entscheidend, um langfristig Stabilität und Funktionalität zu gewährleisten. Ein schlecht passendes System ist wie ein ungenauer Bauplan – es gefährdet das gesamte Projekt.

Was hilft bei der Auswahl einer MDM-Software?

• Design-Thinking-Workshops, um eure Anforderungen klar zu definieren.
• Evaluierung von Anbietern, um sicherzustellen, dass die Software mit eurer bestehenden Infrastruktur kompatibel ist.
• Pilotprojekte, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Einbeziehung aller Stakeholder: Das Leuchtturmprojekt von allen Seiten beleuchten

Ein Leuchtturm dient nicht nur den Seeleuten, sondern auch den Gemeinden an der Küste und den Behörden, die seine Finanzierung sichern. Genauso sollte ein Master Data Management Projekt alle Stakeholder einbeziehen. Nur so könnt ihr sicherstellen, dass die verschiedenen Bedürfnisse und Ziele berücksichtigt werden.

Warum ist das wichtig?

• Identifikation von Pain-Points: Nur die Betroffenen wissen, wo die größten Herausforderungen liegen.
• Sicherstellung der Akzeptanz: Je früher Stakeholder eingebunden werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie das System später unterstützen.
• Effektives Change-Management: Wenn alle an Bord sind, ist der Übergang reibungsloser.

Die Einführung eines MDM-Systems ist kein Projekt, das von heute auf morgen abgeschlossen ist. Es braucht eine durchdachte Planung, ein engagiertes Team und die richtige Technologie. Aber wie beim Bau eines Leuchtturms lohnt sich der Aufwand. Sobald das Fundament steht und das Licht erstrahlt, werdet ihr sicher durch jede Herausforderung navigieren können – egal, wie stürmisch die See wird. Im Video bekommt ihr dafür vier ganz konkrete Tipps, wie die Einführung einer MDM-Software in eurem Unternehmen auf jeden Fall gelingt:

Master-Data-Management: Mit Datenintegration zum Erfolg

Master Data Management ist nicht nur ein technisches Upgrade, sondern ein strategisches Muss für jedes Unternehmen, das sicher durch unsichere Zeiten navigieren will. Es gibt euch den Überblick, die Kontrolle und die Sicherheit, die ihr braucht, um nicht nur den Sturm zu überstehen, sondern auch neue Horizonte zu erobern. 

Mit einem MDM-System habt ihr den Leuchtturm, der eure Reise durch die digitale Transformation begleitet – klar, zuverlässig und stets sichtbar, selbst in den schwierigsten Momenten.  

Denn die  Einführung eines MDM-Systems bedeutet nicht nur, einen Leuchtturm zu bauen. Es geht darum, eure gesamte Schiffsbesatzung – eure Teams – mit den richtigen Tools und Prozessen auszustatten. Mit einem klaren Kurs und einer gut funktionierenden Datenbasis könnt ihr sicherstellen, dass euer Unternehmen nicht nur den Sturm übersteht, sondern gestärkt daraus hervorgeht. 

Im Whitepaper »MDM-Software Auswählen« findet ihr alle wichtigen Informationen über Anforderungen, Tools und Auswahlkriterien übersichtlich aufbereitet. Füllt jetzt das Formular aus und sichert euch euer kostenfreies Exemplar.