Master Data Management: Alle Stammdaten an Bord

Fach- und Führungskräfte sehen Stammdatenmanagement als einen entscheidenden Faktor für ihren Unternehmenserfolg.

Schließlich könnt ihr mithilfe eines geeigneten Master Data Management-Systems, kurz MDM, Daten aus verschiedenen Quellen zentral zu verwalten und für alle Verantwortlichen zugänglich zu machen.

Insbesondere große oder verzweigte Unternehmen profitieren davon, komplexe Datenquellen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen und daraus aussagekräftige Informationen zu ziehen.

Ein geeignetes MDM-System hilft euch auf der Datenwelle mitzupaddeln und als Team euren Erfolg zu steigern. Erfahrt, welche Herausforderungen ihr mit Master Data Management lösen könnt und wie ihr es in eure Systemlandschaft integriert

Grundlagen von Master Data Management

Damit ihr auf eurer Digitalisierungs-Roadmap vorankommt, ist es wichtig, dass ihr wertvolle Daten nicht länger unabhängig voneinander verwaltet, sondern sinnvoll verknüpft. Aber von welchen Daten ist hier eigentlich die Rede? Und wie kann ich diese bestmöglich zusammenbringen? Antworten darauf findet ihr hier.

Was sind Stammdaten?

Stammdaten, auf Englisch Master Data, sind alle Daten, die ein Unternehmen braucht, um Entscheidungen in verschiedenen Bereichen zu treffen. Dazu können Informationen über Kunden, Mitarbeitende, Lieferanten, aber auch Produkte, Anlagen und Betriebsstandorte gehören. Sie machen zwar meistens nur einen Anteil aller Unternehmensdaten aus, sind aber in ihrem Handling relativ komplex. Zum einen liegen die Informationen meist in verschiedenen Systemen und zum anderen müssen Mitarbeitende verschiedenster Unternehmensbereiche auf sie zugreifen können.

Was ist Master Data Management?

Beim Master Data Management, zu Deutsch Stammdatenmanagement, geht es eben darum, diese Herausforderung zu meistern und alle geschäftskritischen Unternehmensdaten an einem zentralen Ort zu sammeln. Ein MDM-System übernimmt eben diese Aufgabe und fasst zum Beispiel Kunden-, Auftrags-, Produkt- oder Finanzdaten übersichtlich und stets aktuell zusammen. Deshalb wird es auch häufig Multi-Domain MDM genannt.

Im MDM-System, quasi eurer »Single Source of Truth«, werden eure Daten bereinigt, angereichert und an eure Drittsysteme weitergeleitet.

Damit ihr Master Data Management erfolgreich betreiben könnt, ist eine ganzheitliche Herangehensweise erforderlich. Es bedarf also einer 360-Grad-Sicht auf sämtliche Unternehmensdaten, um diese entsprechend zu konsolidieren und vollständige Datensätzezu schaffen.

Warum ist ein Master Data Management-System wichtig?

Weil die digitale Transformation auf kompetentes Daten-Know-How, moderne Technologien und smarte Strategien angewiesen ist, um die sich stets ändernden Anforderungen auf dem Markt und eurer Kunden zu meistern. Vielleicht kommen euch einige dieser Pain Points bekannt vor:

• Undurchsichtige Prozesse
• Lange Time-to-Value bzw. Time-to-Market für Veränderungen
• Fehlende Flexibilität und Innovationsgeist
• Starrer und unspezifischer Content
• Hohe manuelle Aufwände bei der Erstellung von Content
• Unnötige Duplikate und Datensilos
• Uneinheitlichen und veraltete Datenformaten
• Ungenutzt Daten in großen Mengen

Die Auseinandersetzung mit Master Data Management ist also entscheidend für eure Digitalisierungs-Roadmap, da es genau diese Pain Points anspricht. Es verbindet eure Datenmengen aus und in verschiedenen Systemen zu einem großen Ganzen.

Damit sind beispielsweise gemeint der Onlineshop, das Content-Management-System (CMS), das Customer-Relationship-System (CRM) oder Business-Intelligence-Systeme (BI). Ein MDM-System kann den Datenaustausch zwischen diesen Systemen erheblich vereinfachen.

Dieser geschmeidige Datenflow ermöglicht euch folglich neue und effiziente Analysemöglichkeiten, die euch wiederum dabei helfen, einerseits innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln und andererseits eure Time-to-Market zu beschleunigen. Ihr verschafft euch also einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.

Vorteile eines Master Data Management-Systems

Die Einführung eines MDM-Systems kann für euer Unternehmen ein Gamechanger sein und bietet euch diese Benefits:

Single Source of Truth: Bedeutet, dass es für alle Stammdaten eures Unternehmens diesen einen, und nur diesen einen, Speicherort gibt. Von dieser Datenquelle aus könnt ihr alle Informationen aus den verschiedenen Domänen verwalten, pflegen und von dort gezielt ausspielen.

Verbesserte Datenqualität: Bereinigte Daten sind aussagekräftige Daten. Und damit verbunden optimiert ihr mit einem MDM-System auch den Datenaustausch zwischen euren Mitarbeitenden aus den verschiedenen Abteilungen. Und dies wiederum spart allen Zeit, die sie für andere strategische Aufgaben nutzen können.

Erfolgreiches Risikomanagement: Ein MDM lässt sich sehr einfach in eure (komplexen) Systemlandschaften integrieren. Mit seinem freien Objektmodell könnt ihr flexibel auf Systemveränderungen reagieren und eure Daten vor diesen Umbrüchen schützen.

Doch nicht nur für interne Umstrukturierungen bietet ein MDM euch Flexibilität: Mit einem übersichtlichen Datenpool könnt ihr zudem angemessen auf aktuelle Vorschriften wie das Lieferkettengesetz reagieren. So kann euer Unternehmen auch in akuten Situationen schnell reagieren.

Vermeidung von Duplikaten: Schluss mit Datensilos und damit verbunden zusätzlichen manuellen Aufwänden. Teilweise betrifft dies nämlich Millionen von Produkten und Datensätzen aus unterschiedlichsten Systemen. Weiter gedacht spart ihr personelle Ressourcen und Entwicklungskosten, die an anderen Stellen verwendet werden können.

Innovative Analysemöglichkeiten: Diese führen euch zu neuen Insights und Out-of-the-Box-Ideen. Indem ihr eure BI-Systeme mit aus dem MDM-System validen Daten füttert, könnt ihr beispielsweise die aktuellen Schwachstellen eurer Kunden identifizieren oder zukünftige Trends prognostizieren.

Next-Level Content: Perspektivisch könnt ihr ein MDM-System in eine Product-Experience-Plattform (PXP) integrieren. Somit könnt ihr eure Inhalte noch spezifischer für eure Zielgruppe aufbereiten und die effiziente Bereitstellung von Daten durch Automatisierungen weiter voranzutreiben. Und eine attraktivere Customer Journey wird euch langfristig auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Einer Studie des ECC KÖLN zufolge achten bereits 27 Prozent der Kunden weniger auf den Preis, wenn die Produktinformationen ansprechend und aktuell dargestellt sind.

Optimierte interne Prozesse: Genauso wichtig wie glückliche Kunden sind zufriedene Mitarbeitende. Sie wollen agil und unkompliziert ihren Aufgaben nachgehen können. Das gilt vor allem für die Arbeit mit Daten. Datensätze können mit einem MDM-System übersichtlich aufbereitet werden und in nutzerfreundlichen Dashboards zur Verfügung gestellt werden. So können eure Teams auch abteilungsübergreifend schnell und unkompliziert auf die Daten der jeweils anderen Systeme zugreifen.

Master Data Management: Mit Datenintegration zum Erfolg

Mit voranschreitender Digitalisierung sammeln sich bei euch entsprechend Daten an – in großen Mengen. Dadurch entsteht aber nicht gleich ein Mehrwert für euer Unternehmen. Denn ohne den Überblick versickern eure Daten in isolierten Silos oder abgeschotteten Systemen.

Ein gängiges Beispiel vieler Unternehmen ist die mangelhafte Verknüpfung von Produktinformations-Management-Systemen (PIM) und Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM). Während Produktdaten im PIM-System automatisiert gepflegt und an den Shop weitergeleitet werden, erfolgt im CRM die manuelle Nachbearbeitung für Werbeaktionen.

Das Problem dabei: Eure Mitarbeitenden pflegen alle Produkte im PIM gleichermaßen, obwohl eine Priorisierung mithilfe von CRM-Daten möglich wäre. Stellt euch außerdem vor, dieses Problem besteht in einem Konzern mit mehreren Töchtern und Niederlassungen, die jeweils verschiedene PIM-, ERP- und CRM-Systeme bedienen. Die Folge: Einzelne Teams arbeiten, ohne voneinander zu wissen.

Ihr seht: Hier geht sehr viel Potential in der Datennutzung verloren. Dabei könnten die Pflegeaufwände intelligent automatisiert werden – vorausgesetzt, die Systeme wären besser integriert oder es käme ein Master Data Management-System zum Einsatz.

Mit einem MDM-System räumt ihr das Datenchaos auf und schafft Synergien zwischen den Systemen. Dadurch könnt ihr bestimmte Arbeitsprozesse automatisieren und beschleunigt folglich die Time-to-Market eurer Produkte.

Davon profitieren auch eure Kunden, denn dadurch werden aktuelle Informationen und umfassende Services zu erworbenen oder interessierenden Produkten bereitgestellt. Außerdem könnt ihr euren Kundensupport verbessern, da eure Unternehmensdaten mittels MDM-System konsistent und in Echtzeit aktualisiert werden.

Die Einführung eines Master Data Management bedeutet für euch also nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern eine strategische Entscheidung, die den Weg für euren datengetriebenen Erfolg ebnet.

Best Practice: Ottobock räumt auf und feiert internationalen Erfolg

Wie oben beschrieben, sind zentralisierte Stammdaten entscheidend für den Erfolg im Digital Business. Ottobock geht hier mit gutem Beispiel voran. Der Weltmarktführer im Bereich Prothetik und Orthetik sah sich durch die zunehmenden Anfragen und der voranschreitenden Internationalisierung in über 60(!) Ländern vor großen Herausforderungen:

• Wird die Datenlage und –struktur den internationalen Anforderungen gerecht?
• Sind die Unternehmensvorgaben und Qualitätsstandards leicht zugänglich?
• Wie gut finden sich auch neue Mitarbeitende bei der Einarbeitung zurecht?
• Funktioniert der Workflow, wenn Arbeiten delegiert werden?
• Wer überprüft, ob sich nicht doch irgendwo fehlerhafte Daten eingeschlichen haben?

Fragen über Fragen, doch Ottobock fand mit dem MDM-System von Stibo Systems und der Implementierung durch dotSource die Lösung.

Die Einführung des Master Data Management-Systems brachte für das Unternehmen folgende Vorteile:

• Strukturierte Stammdaten, die zentral geändert, geprüft, freigegeben und ausgespielt werden
• Eine zentrale Informationsquelle, aus der andere Systeme wie das Content-Management-System ihre Daten beziehen
• Eine stark reduzierte Fehlerquote im Datenmanagement

Bei Ottobock wird durch das MDM-System sichergestellt, dass Produktdaten für jeden Markt bearbeitet werden können. Das Rollenmanagement erlaubt fokussierten Zugriff auf relevante Informationen. Automatisierte Überprüfungen von Produktattributen ermöglichen erfolgreiches internationales Handeln.

Die Einführung des MDM-Systems bei Ottobock erfolgte schrittweise und beinhaltete das »Fahrschulprinzip«. Das bedeutete, Mitarbeitende konnten den Umgang mit dem Tool erlernen und direkt damit arbeiten, was die Akzeptanz und Nutzung innerhalb des Unternehmens förderte.

Wie setze ich ein MDM-Projekt erfolgreich um?

Master Data Management ist wichtig – check. Ihr wollt ein MDM in eure Systemlandschaft implementieren – check. Ihr wollt diesen Prozess meistern – fast check. Denn es spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Begonnen mit einer engen Zusammenarbeit zwischen eurem Unternehmen und den MDM-Expertinnen und -Experten solltet ihr auf folgende wichtige Aspekte achten:

Der richtige Mix im Projektteam: Fokussiert euch auf weitsichtige Erfahrungen, Innovativität und Diversität und nicht nur auf die Expertise in einem bestimmten Bereich oder die Repräsentation einer spezifischen Zielgruppe.

Agile Lösungskonzepte: Optimiert stets Abläufe sowie die methodische Gestaltung des Projekts von der Anforderungsaufnahme bis zum Abschluss.

Richtige Wahl der MDM-Software: Findet sorgfältig heraus, welches System am besten euren individuellen Anforderungen gerecht wird. Beispielsweise helfen euch dabei Design-Thinking-Workshops.

Einbeziehung aller Stakeholder: Und zwar von Anfang an. Dies hilft euch, Pain-Points und Ziele zu identifizieren. Nur unter Einbeziehung aller wichtigen Beteiligten wie Kunden, aber auch Mitarbeitenden, kann echtes Change-Management funktionieren.

Im Video bekommt ihr vier ganz konkrete Tipps, wie die Einführung einer MDM-Software in eurem Unternehmen auf jeden Fall gelingt:

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Welche Vorteile euch ein MDM-System bringt, steht jetzt außer Frage. Welches System für euch das richtige ist, erfahrt ihr hier: Das Whitepaper »MDM-Software auswählen: Multidomain Masterdaten Management-Systeme im Vergleich« bietet einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Anbieter auf dem Markt. Euch werden dabei diese Fragen beantwortet:

• Wie verwaltet ihr eure Unternehmensdaten zielgerichtet und zeitsparend?
• Welche Typen von MDM-Systemen eignen sich für wen?
• Wodurch unterscheiden sich MDM-Tools von PIM und DAM?