Excel ohne manuellen Aufwand: Pöppelmann TEKU® erstellt mit Contentserv »flex tables« Preislisten in Sekunden

Übersetzt eure analogen Prozesse ins Digitale! Sorgt für zuverlässige, hochwertige Daten! Kaum eine Success Story, die wir hier mit euch teilen, in der diese Imperative nicht als Key-Learnings hervorgehen. Und: Ihr seid es – die Nutzer von Tools und Lösungen – die über den Erfolg eines digitalen Projekts entscheiden. Jede noch so moderne Technologie funktioniert nur so gut wie die Menschen und Prozesse dahinter. People eat tech for breakfast, ihr erinnert euch.

Umso besser, wenn die Einführung eines neuen Systems inklusive neuer Features alles abdeckt: Prozesse ins Digitale zu übersetzen, Aufwände und Fehlerquoten zu minimieren mit Tools, die die Nutzer kennen und so nicht nur für zuverlässige Daten, sondern auch für zufriedene Mitarbeiter sorgen. Klingt nach einem Traum? It’s not a dream – it’s a feature. Eine Standarderweiterung, die unser Partner Contentserv in seinen Business Solutions anbietet, um genau zu sein.

Was dieses Feature kann, stellen wir euch heute am Beispiel des PIM-Projekts mit unserem Kunden Pöppelmann TEKU® vor.

Excel reloaded: Dynamische Preisgestaltung per Klick

In Rekordzeit hat dotSource zwischen August 2020 und Januar 2021 sowohl ein PIM von Contentserv als auch MAM-System und Printausleitung für Pöppelmann TEKU® implementiert. Neben diesen Meilensteinen in der digitalen Roadmap des Spezialisten für den Erwerbsgartenbau beinhaltete das weitere Projektvorgehen die Einführung automatisierter Preislisten.

Geht es um die Konsistenz, Pflege und zentrale Verfügbarkeit von Produktdaten gehört das Thema Pricing zu den größten Herausforderungen, insbesondere hat man wie Pöppelmann TEKU® nicht nur viele Produkte, sondern auch mehr als dreimal so viele Ausführungen und eine nicht minder hohe Anzahl an Kunden. Denn: Preise müssen nicht nur jährlich aktualisiert und Preisinformationen entsprechend vermittelt werden, sondern auch saisonale Umstände und kundenindividuelle Preise gilt es monatlich zu dokumentieren und auszuspielen.

Ihr ahnt es bereits – solche Dinge bearbeitet man klassisch nachträglich in komplexen Exceltabellen, händisch, über mehrere Wochen. So ging es auch Pöppelmann TEKU®. Bis jetzt. Denn dank der Contentserv PIM-Integration hat das niedersächsische Familienunternehmen die Möglichkeit, Preise und Preislisten automatisiert aus dem PIM heraus erstellen zu lassen.

Ihr ahnt es womöglich nicht: in Exceltabellen! Ja, richtig gelesen. Damit nicht genug, funktioniert das Contentserv-Feature auch für die Ausleitung in pdf, Word oder InDesign.

Excel wird zu FlExcel

Die Datenmodelle wurden im Zusammenhang mit der PIM-Implementierung bereits aufgebaut. Im nächsten Schritt wurden dort auch die Preisinformationen hinterlegt. Über sogenannte »flex tables« – also konfigurierbare Tabellen – können die Mitarbeiter von Pöppelmann TEKU® via Klick schnell, einfach und vor allem flexibel bestimmen, welcher Preis für welche Produkte, für welche Kunden(gruppen) gilt – sei es der Einzelpreis, ein Serienpreis, sei es der Preis pro Palette oder pro Karton. Die Möglichkeiten sind vielfältig, je nachdem, was initial im PIM hinterlegt wurde. Und ja: ohne initialen Pflegeaufwand bringen euch auch die modernsten Features nicht viel.

Doch macht ihr es wie Pöppelmann TEKU®, dotSource und Contentserv einmal richtig, spart ihr euch nachträgliche manuelle Pflegeaufwände in unübersichtlichen Exceltabellen. Statt diese Flut an Informationen händisch zu pflegen, machen die flex tables das auf Basis des angelegten Datenmodells automatisch. Ihr bekommt mit dem Contentserv-Feature also eine Excel (zum Beispiel), die sich selbst aktualisiert. Eine FlExcel, sozusagen.

Zusätzlich besteht mit dem Feature die Möglichkeit, die Flex Tabellen in sogenannte »smart documents« – also Datenblätter zu integrieren sowie diese individuell zu konfigurieren. Aus der Masterpreisliste lassen sich über diese Integration also unendlich viele weitere Preislisten automatisch erstellen. Ein Benefit, der wiederum auf eine effiziente und zuverlässige Abbildung der komplexen Produkt-, Preis- wie auch Nutzerabhängigkeiten im B2B einzahlt.

Excel, Print-Connector und InDesign

Zurück zu Pöppelmann TEKU®. Denn das Standardpaket der Preisautomatisierung versetzt Händler wie unseren Kunden zusätzlich auch in die Lage, ihr PIM-System über einen Print-Connector mit Designtools wie InDesign von Adobe zu verbinden. Preistabellen können so automatisch in Printkataloge überführt werden. Das sorgt auch bei den Mitarbeitern von Pöppelmann TEKU® für mehr Selbstständigkeit.

Mussten vor der digitalen FlExcel-Variante solche Themen noch von Marketing oder Design erstellt werden, passiert das nun mit deutlich weniger Ressourcen-Schleifen, dafür schneller, genauer und unabhängiger von diversen Fachabteilungen.

Des Weiteren sind die Datenblätter auch in einem Suchportal einbindbar. Pöppelmann TEKU® hat in Zukunft also die Möglichkeit, bestimmte Produkte für externe Nutzer freizugeben, die sich diese via Self-Service abrufen können. Die Kunden müssen also nicht immer erst bei Pöppelmann anfragen, sondern haben wichtige Informationen schnell und unkompliziert auf einen Blick und Klick verfügbar.

Ganz klar: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Herausforderungen. Im Zuge der Integration der beschriebenen flex tables und smart documents von Contentserv hat dotSource die entsprechenden Exceltemplates hochindividuell an die Anforderungen und Ziele von Pöppelmann TEKU® angepasst. Die Standard-Erweiterung im Rahmen der Contentserv Business Solutions, ist also nicht nur flexibel, sondern garantiert auch mehr Flexibilität für das Unternehmen, in dem es zum Einsatz kommt.

Excel aktualisieren in 2 Klicks statt 2 Monaten

Mehr Flexibilität bei weniger Aufwand heißt in Pöppelmann TEKU® Use Case: 2-3 Klicks statt 2-3 Monate Aufwand für zuverlässige Daten hinsichtlich Preisdokumentation, -aktualisierung und -ausleitung. Das ist enorm. Und rückt ganz nebenbei die Excelwelt in ein ganz neues Licht. Denn Excel polarisiert: die einen wollen sich nicht trennen – nicht umsonst zählt die Software nach wie vor zu den beliebtesten Tools im Mittelstand – die anderen assoziieren mit Excel die alte, analoge Welt.

Zeitgemäß ist die klassische Variante im Rahmen solch komplexer Abhängigkeiten wie bei Pöppelmann TEKU® aber auch jedem anderen B2B-Unternehmen nicht mehr. Im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung, erst recht nicht. Bewährt ist das Tooling dahinter allemal. Keine Frage.

Umso erfreulicher, dass es mit Features wie dem von Contentserv nun eine hybride Variante gibt, in der sich die neue und die alte Welt vereinen. Analoge Tugenden in digitalem Gewand, um es etwas philosophischer auszudrücken. Und das bringt nicht nur geschäftliche Vorteile: (weniger Aufwände, zuverlässige Daten), sondern erstickt eine Hürde im Keim, die es neben allen technischen Herausforderungen nicht zu unterschätzen gilt: die User Acceptance.

Excel meets Automatisierung: PIM-Team knows Best

• Eure Preisgestaltung ist auch komplex?
• Ihr habt viele Produkte, noch mehr Varianten und entsprechend viele kundenindividuelle Preise?
• Ihr wollt eure Preise außerhalb des PIM-Systems dynamisch gestalten?
• Ihr wollt nicht auf Excel verzichten, aber eure manuellen Aufwände minimieren?

Dann macht es wie Pöppelmann TEKU®, lasst euch von unseren PIM-Experten beraten und findet gemeinsam eine Lösung, die zu euren Anforderungen passt.
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