E-Procurement über BIOS setzt international Maßstäbe: BayWa wickelt mit einer zentralen Plattform die Bedarfe aller Mitarbeitenden ab

Die Kugelschreiber sind leer. Oder verschwunden. Versandtaschen gibt es auch keine mehr – solche Situationen sind alltäglich im Büro, sie rufen danach, über das interne Beschaffungssystem für Nachschub zu sorgen. Doch nicht nur Büromaterial bekommen Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern gestellt: Computer, Tablets, Smartphones – kurz: Hardware – ist ein weiterer, wichtiger Faktor. Dann kommen branchenspezifische Dinge hinzu wie Latzhosen oder Gummistiefel, besondere Messgeräte oder Sicherheitskleidung.

E-Procurement-Plattform: Interner Onlineshop vom Feinsten

Vor der Herausforderung, die Bedarfe der eigenen Mitarbeiter schnell, effizient und an einer Stelle abzuwickeln, stand auch Deutschlands größter Agrarfachhändler, die BayWa AG. 1923 als Genossenschaft in München gegründet, bietet der Konzern nicht nur Produkte für die Agrarbranche an, sondern hat auch Produkte für die Baubranche im Angebot. Hinzu kommt eine Sparte Energie sowie zahlreiche Dienstleistungen. Der Konzern ist weltweit tätig, beschäftigt rund 19.200 Mitarbeiter und kann auf ein jährliches Umsatzvolumen von 17,1 Milliarden Euro blicken (Stand 2019).

In Digitalisierungsfragen ist der Konzern eindeutig ein Vorreiter seiner Branchen: Für seine Kunden etwa betreibt das Unternehmen eine höchst moderne E-Commerce-Plattform. Im Falle der internen Beschaffung von notwendigen Arbeitsmaterialien sind die eigenen Mitarbeiter die Kunden: Warum nicht auch ihnen eine Plattform mit optimaler Customer Journey, einem Höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit sprich: jener Customer Experience bieten, die im B2B und B2C-E-Commerce ein Schlüssel zum Erfolg darstellt? Warum nicht ihnen die Beschaffung durch digitale Optimierung erleichtern und so wieder mehr Zeit gewinnen lassen für ihre eigentliche Tätigkeit?

dotSource ist der langjährige Digitalisierungspartner der BayWa AG. Daher trat der Münchner Konzern mit dem Wunsch, eine zentrale E–Procurement-Plattform zu entwickeln, an die Jenaer Digitalagentur heran. So wurde im Kalenderjahr 2019 BayWa BIOS – das BayWa Internal Order System – konzipiert und entwickelt. Mittlerweile wird es von den BayWa-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern rege genutzt und hat die zuvor sechs verschiedenen digitalen Beschaffungswege erfolgreich abgelöst.

E-Procurement-Benefits: Interne Bedarfe digital stillen

Die neue E-Procurement-Plattform läuft auf Basis von SAP Commerce – so, wie die E-Commerce-Plattform des Konzerns auch. Um mit BayWa BIOS eine SAP Commerce-basierte Plattform zu entwickeln, die im Bereich E-Procurement international Maßstäbe setzt, veranstaltete dotSource zunächst Workshops zur Anforderungsaufnahme mit BayWa. In diesen wurden Ziele gesetzt, Maßnahmen abgeleitet und Handlungsschritte priorisiert, bevor die Entwicklung sprintbasiert und mit agilen Methoden umgesetzt wurde.

Bei einem gemeinsamen Hackathon, der allen Beteiligten noch in guter Erinnerung ist, wurde das System an drei Tagen ausgiebig getestet und nachjustiert, bevor BayWa BIOS dann im Sommer 2019 endgültig unternehmensweit live ging.

Die Mehrwerte, die BayWa durch die neue E-Procurement-Plattform entstehen, sind zahlreich: Nicht nur wurden die Prozesse der internen Beschaffung vereinheitlicht und dadurch den Mitarbeitern mehr Zeit für andere Tätigkeiten eingeräumt, Nachbestellungen lassen sich auch automatisieren und der Verbrauch bzw. die Bedarfe werden übersichtlich in Dashboards abgebildet.

Durch mobile Optimierung können Mitarbeiter zu jeder Zeit, von jedem Ort auch via Smartphone oder Tablet auf das System zugreifen und durch das konzernweite Single-Sign-On werden Freigabeprozesse erleichtert, Rechte- und Rollenmanagement effizient digital gesteuert.

Wie es BayWa im Detail gelungen ist, aus sechs verschiedenen Systemen eine zentrale Bestellplattform zu machen, erfahrt ihr hier.

Eine einheitliche E-Commerce-Plattform ist für alle Nutzergruppen von Vorteil. Diesem Anspruch wird BayWa intern mit BIOS sowie extern mit seiner Cross-Channel-Plattform gerecht. Noch mehr Einblicke dazu findet ihr in der gleichnamigen Success Story.