Database Publishing: In 4 Schritten von Produktdaten zum überzeugenden Printmedium

Wann habt ihr eure Kunden zuletzt positiv überrascht? Sei es mit hilfreichen Informationsmaterialien, attraktiver Angebotsdarstellung oder einzigartigen Marketingmaßnahmen? 

Printprodukte können all das vereinen. Und sie lassen sich mit den richtigen Tools auch noch aufwandsarm erstellen. Database Publishing ermöglicht es euch, attraktive Printmedien in eurem Corporate Design nicht nur schnell und einfach, sondern auch personalisiert zu erstellen. Was es mit damit auf sich hat und welche technischen Grundlagen es für die Umsetzung braucht, erklären wir euch im Beitrag.  

Definition: Was ist Database Publishing und wie funktioniert es?

Database Publishing bedeutet auf Deutsch datenbankgestütztes Publizieren und meint die weitgehend automatisierte Erstellung von Printprodukten. Wie der Name bereits verrät, werden strukturierte Informationen aus einer zentralen Datenbank an ein Layoutsystem wie beispielsweise Adobe InDesign übermittelt. Dort könnt ihr durch vorbereitete Layouts mit nur wenigen Klicks Preislisten, Flyer, Produktkataloge oder Druckdateien für andere Werbemittel erstellen.

Dafür relevante Informationen und Assets wie Preise und Produktbilder könnt ihr in einem Product-Information-Management (PIM), Master-Data-Management (MDM) oder Digital-Asset-Management (DAM) System verwalten.

Damit der Informationsaustausch zwischen eurem Datenmanagement-System und euerem Layoutprogramm reibungslos funktioniert, sorgt ein entsprechendes Plug-in für die technische Verbindung.

Warum ihr automatisierte Druckprozesse einführen solltet

Auch wenn inzwischen nahezu alle Informationen online zu finden sind, sind gedruckte Informationsmaterialien in vielen Branchen nach wie vor unverzichtbar.

Dazu gehört zum Beispiel das Gesundheitswesen. Insbesondere für ältere Patientinnen und Patienten oder für solche mit einer Behinderung ist es wichtig, sich über Behandlungen, Präventionsmaßnahmen oder Medikamente in gedruckter Form zu informieren.

Aber auch in der Industrie und dem Maschinenbau sind gedruckte Kataloge und technische Datenblätter unerlässlich, um komplexe Produkte und Dienstleistungen zu erklären.

Von Data Publishing profitiert ihr allerdings nicht nur dann, wenn gedruckte Materialien in eurer Branche ohnehin eine wichtige Rolle spielen. Sondern vor allem, wenn eure Zielgruppe es nicht mehr gewohnt ist, hochwertige Printprodukte für euer Leistungsangebot zu erhalten, habt ihr den Überraschungseffekt auf eurer Seite. Somit könnt ihr als Marke nachhaltig im Gedächtnis eurer Zielgruppe bleiben.

Das liegt insbesondere daran, dass Verbraucher online mit Informationen überflutet werden. Sie sind häufig nicht mehr in der Lage, eine gut begründete Kaufentscheidung zu treffen. Für dieses Phänomen gibt es sogar den Fachbegriff der »Informationsüberbelastung«. In Deutschland liegt diese durchschnittlich bei 98 Prozent. Bedeutet, dass nur ungefähr zwei Prozent der angebotenen Informationen auch wirklich genutzt werden.

Damit eure Markenbotschaft also nicht untergeht, könnt ihr mit ansprechenden Printprodukten eure Digitalstrategie erweitern. Im Gegensatz zu digitalen Anzeigen landen diese im Bestfall auf dem Schreib- oder Küchentisch und werden eben nicht nur einmal sondern je nach Relevanz zwei-, drei-, fünfmal angesehen. Und fühlen sich eure Kunden erst einmal von eurem Print-Mailing angesprochen, geben sie später im Onlineshop im Durchschnitt 22 Prozent mehr aus als zuvor.

Das Angebot gedruckter Werbemittel bedeutet also längst keinen Rückschritt in die Vergangenheit. Im Gegenteil! Mit kreativen Ideen, der passenden Strategie und modernen Tools könnt ihr Print optimal in eueren Digital-Marketing-Mix integrieren und für positive Erfahrungen bei euren Kunden sorgen.

4 Schritte für automatisierte Printprozesse

Kommen wir zur Praxis: Damit ihr solche hochwertigen Printmedien möglichst aufwandsarm erstellen könnt, solltet ihr Database Publishing in eurem Unternehmen etablieren.

Dazu solltet ihr bei der Konzeptionsphase sowohl PIM- als auch Design-Expertinnen und -Experten einbeziehen. PIM-Teams können ihr umfassendes Wissen über die Möglichkeiten einzelner Lösungen einbringen, während Designerinnen und Designer auf eine optimale User Experience für die Printprodukte achten.

Wir zeigen euch in vier Schritten, wie ihr die einheitliche digitale Basis für eure Printprodukte erstellt, mit der ihr in Zukunft effizient arbeiten könnt.

Schritt1: Pflege der Daten

Die beste Basis für die automatisierte Erstellung von Printmedien schafft ihr mit einem entsprechendem PIM- beziehungsweise MDM-System. Dort könnt ihr Produktdaten und zugehörige Assets wie Produktbilder zentral sammeln und pflegen.

Solltet ihr noch kein passendes System im Einsatz haben, könnt ihr euch auf der dotSource Leistungsseite über die Tools und verschiedene Lösungsanbieter informieren.

Nachdem sich sämtliche Attribute und Assets im Datenmanagementsystem befinden, könnt ihr die Merkmale für die Printpublikation wie Überschriften, Bilder, Texte im PIM- beziehungsweise MDM-System anlegen und zu den einzelnen Produkten hinzufügen.

Schritt 2: Vorbereitung der Templates

Neben eurer Systemlandschaft solltet ihr auch eure bestehenden Printmaterialien analysieren. Listet zunächst alle Druckerzeugnisse auf, für die ihr wiederverwendbare Templates entwickeln möchtet. Diese sollen euch später das Layouten komplexer Printprodukte erleichtern und stellen darüber hinaus sicher, dass das Design eurer Materialien einheitlich ist.

Kundenzentrierte Fragestellungen helfen euch, dabei aus Sicht eurer Zielgruppe zu denken. So könnt ihr für verschiedene Anwendungsfälle konkrete Anforderungen entwickeln, aus denen dann die Definition der Templates entstehen kann.

Checkliste für neue Templates:

• Wie viele unterschiedliche Templates brauchen wir?
• Wie oft sollen diese angepasst werden?
• Wie müssen die Templates zusammenspielen?
• Welche Besonderheiten gibt es (z.B. leere Platzhalter oder Seitenumbrüche)?

Schritt 3: Erstellen von Templates

Sobald das Grundgerüst für eure Templates steht, kann dann auf Basis eures Design-Konzepts beziehungsweise eurer Corporate Identity (CI) ein grobes Layout zum Beispiel in InDesign erstellt werden. Testet danach die einzelnen Anwendungsfälle am Template.

Dabei wird in Produkttemplates und Seitentemplates unterschieden. Mit Produkttemplates könnt ihr Layout-Eigenschaften vordefinieren, so dass zum Beispiel Produktdarstellungen einer Kategorie einheitlich sind. Die einzelnen Assets und Informationen aus dem PIM werden dabei den Layout-Elementen, wie zum Beispiel Bildrahmen, Textrahmen oder Tabellen im InDesign automatisch zugeordnet.

Seitentemplates bestehen wiederum aus mehreren Produkttemplates und definieren deren Anordnung auf der Seite. Sind die jeweiligen Templates also erst einmal definiert, wird somit das spätere Ausleiten von Printmedien mittels automatisierter Platzierung beschleunigt.

Mit smarten Templates hochwertige Printmedien erstellen? Im Video erfahrt ihr in wenigen Minuten, wie das einfach möglich ist:

Database-Publishing-Systeme: PIM, MDM und Print-Erweiterungen

Eine ganz entscheidende Frage bleibt jetzt noch offen: Wie funktioniert das Zusammenspiel aus Datenmanagement-System und Layoutprogramm?

Je nachdem, welches PIM- oder MDM-System ihr bereits im Einsatz habt, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten für die Print-Erweiterung. Einige Tools wie zum Beispiel Stibo Systems bieten bereits eine eigenes Publishing Plug-in.

Eine wichtige Funktion, die euer PIM-System aber unbedingt bieten sollte, ist die einfache Anbindung an Adobe InDesign. Nur so können eure Design-Teams auch reibungslos die Produktinformationen für die Erstellung der Printmedien verwenden. Die finale Designdatei könnt ihr entweder als digitale Datei bspw. im PDF-Format oder als fertig gerenderte Druckdatei ausgeben.

Andere Systeme benötigen wiederum einen zusätzlichen Connector von Publishingtools wie priint oder InBetween der euer Datenmanagementsystem mit eurem Layoutprogramm verbindet. Wir stellen euch beide Lösungen und ihre individuellen Vorteile kurz vor.

priint

Das Publishingtool priint ermöglicht euch eine nahtlose Verbindung zwischen eurem PIM-System und eurem Designsystem für die Druckproduktion zum Beispiel in InDesign. Mittels Dynamic Publishing könnt ihr beispielsweise verschiedene, vorgefertigte Templates nutzen und sie ohne zusätzlichen Aufwand an verschiedene Formate anpassen.

Auch die Erstellung mehrsprachiger Materialien wird durch das Tool unterstützt. Welche weiteren Features priint bietet und welche Lizenzmodelle euch zur Auswahl stehen, erfahrt ihr auf unserer Lösungsseite.

InBetween

Auch InBetween unterstützt die voll- oder teilautomatisierte Publikation eurer Daten. Dafür kann die Lösung nicht nur auf Informationen aus eurem PIM-, MDM-, CRM- oder ERP-System zugreifen, sondern auch XML- und CSV-Dateien anbinden. Auch für die Ausgabe stehen neben InDesign weitere Tools im MS Office-Umfeld zur Verfügung. So könnt ihr beispielsweise Preislisten direkt in Excel ausgeben, Produktinformationen automatisiert in PowerPoint platzieren und Angebote aufwandsarm in Word erstellen.

Vorteile von Database Publishing

Habt ihr die passende Print-Lösung für euch gefunden und die vier Schritte erst einmal umgesetzt, könnt ihr vom automatisierten Veröffentlichungsprozess profitieren. Welche Mehrwerte euch der Prozess selbst und entsprechende Print-Erweiterungen bringen, zeigen wir euch hier im Überblick.

Effiziente Print-Automation:

Durch die vollständige oder teilweise automatisierte Erstellung von Druckmaterialien könnt ihr verschiedenste Printmedien in kürzester Zeit erstellen. Neue Produkte, anstehende Events oder andere zeitkritische Angebote lassen sich so auch als gedrucktes Medium an eure Kunden kommunizieren.

Hochwertige Print-Materialien:

Dank der zuvor festgelegten und wiederverwendbaren Templates sorgt ihr dafür, dass eure Druckerzeugnisse konsistent sind. Somit steigert ihr den Widererkennungswert eurer Marke und sorgt gleichzeitig für einen seriösen Eindruck bei eurer Zielgruppe.

Geringer Zeitaufwand für Marketing- und Designteams:

Da Informationen nicht mehr manuell an euer Designteam übergeben werden, spart ihr nicht nur manuellen Pflegeaufwand, ihr reduziert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Datenübertragung. Sind Inhalte erst einmal richtig in eurer Datenbank hinterlegt, müssen Designverantwortliche lediglich kleine grafische Änderungen am Layout vornehmen. Das verringert die Zeit für Korrekturen und verbessert gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen eurem Marketing- und eurem Designteam.

Zielgruppengerechte Ansprache:

Damit eure Kunden auch nur die Informationen erhalten, die wirklich relevant sind, könnt ihr im System Zielgruppen definieren und die Designmaterialien ohne großen Aufwand individualisieren.

Beispiel für Einsatz von Database Publishing im Unternehmen

Wie bereits erwähnt spielen insbesondere in der Industrie Produktkataloge noch immer eine wichtige Rolle. Damit auch für die Walter AG. Das Portfolio des Unternehmens umfasst über 40.000 Produkte. In einer Wirtschaft, die immer mehr Effizienz einfordert, ist es nicht besonders ökonomisch, die Menge an Informationen zu diesen Produkten händisch in die Katalogvorlage zu übertragen. Database Publishing schafft Abhilfe.

Mit Stibo Systems Enterprise Platform (STEP) gelingt es der Walter AG, die vorhandenen Produktdaten für die externe Plattform »priint:suite« bereitzustellen. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, Kataloge in über 20 Sprachen und mit bis zu 2.500 Seiten Umfang mit möglichst geringem Aufwand zu erstellen. Länderspezifische Daten nach Industriestandardformaten können hiermit auch einfach ausgespielt werden.

Mehr über die technische Ausgangssituation der Walter AG sowie weitere Erfolge des PIM-Projekts findet ihr in der zugehörigen Success Story.

Vereinbarkeit von ökologischer Verantwortung und Print

Print wird zum Luxus, insbesondere aufgrund des Rohstoffmangels und umfassender Nachhaltigkeitsinitiativen. Aber Print und ökologische Verantwortung müssen sich nicht zwangsweise widersprechen.
Die Tatsache steigert vielmehr die Relevanz zielgruppengerechter Informationen und einer ansprechenden Gestaltung, die dafür sorgen, dass das Medium die Lesenden wirklich interessiert.

Darüber hinaus bieten nachhaltige und besser recycelbare Materialien wie Pergamin und Papier aus Maisstärke die Möglichkeit, den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.

Technische Grundlage für erfolgreiches Database-Publishing

Wenn ihr als Unternehmen eure Print-Mailings effizienter gestalten wollt, ist die Auswahl einer zu euch passenden Softwarelösung der erste Schritt. Einen ersten Überblick über den Aufbau einer effizienten Produktdatenstruktur und den Funktionsumfang verschiedener PIM-Softwares bietet euch das Whitepaper »PIM- und DAM-Software – Produktinformations- und Digital-Asset-Management-Systeme und -Anbieter im Vergleich«.

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