Anforderungsmanagement bei agilen Projekten: Mit gemeinsar Vision Kosten senken

Digitale Transformation ist ein Teamsport. Nur wenn alle dieselbe Richtung ansteuern, kommt ihr gemeinsam ans Ziel. Heißt, ihr solltet alle Beteiligten eines Projekts von Beginn an einbeziehen und sicherstellen, dass auch alle das gleiche Ziel im Blick haben. Sind für die Verantwortlichen die Anforderungen nicht klar definiert, kann das Projektvorhaben wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant oder komplett scheitern. 

Mit agilem Anforderungsmanagement stellt ihr sicher, dass neue digitale Lösungen mit Projektabschluss auch wirklich den Anforderungen eurer Kunden gerecht werden. Und nicht nur das: Klar definierte Anforderungen helfen allen Projektbeteiligten dabei, zielgerichtet zu arbeiten. 

Wie euer Unternehmen mit klar definierten Anforderungen Projektabläufe reibungslos managt und den Erwartungen eurer Zielgruppe gerecht wird, erfahrt ihr auf Handelskraft. 

Was ist Anforderungsmanagement?

Anforderungsmanagement beziehungsweise Requirements Engineering ist ein Prozess, der euch dabei hilft, die Erwartungen verschiedener Stakeholder an ein Projekt, eine Lösung oder einzelne Features zu erfüllen. Dafür dokumentiert und priorisiert ihr konkrete Anforderungen und überprüft regelmäßig deren Umsetzung. Ändern sich Erwartungen innerhalb des Prozesses, kann euer Projektteam insbesondere beim agilen Anforderungsmanagement besser darauf reagieren.

Obwohl ihr Anforderungsmanagement für verschiedenste Vorhaben nutzen könnt, kommt es hauptsächlich bei Digitalprojekten zum Einsatz. Durch die agile Arbeit in kurzen Iterationen und kontinuierlichen Feedbackschleifen können Projektanforderungen zielgerichtet umgesetzt werden. Außerdem verbessert es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektteams, aber auch den Austausch zu den jeweiligen Stakeholdern. Nur so können alle gemeinsam und vor allem zufrieden ans Ziel kommen.

Was ist eine Anforderung?

Bevor ihr also mit der eigentlichen Arbeit am gewünschten Projekt starten könnt, muss klar sein, wie eine Anforderung überhaupt definiert ist und welche Kriterien sie erfüllen sollte.

Eine Anforderung beschreibt, was Stakeholder in Hinblick auf ein Endprodukt beziehungsweise ein Endergebnis benötigen oder wünschen. Neben externen Stakeholdern wie Kunden oder Partnern können auch interne Personen wie das eigene Management oder Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen Anforderungen an ein bestimmtes Endergebnis haben.

Daher können vor allem komplexe Produkte beziehungsweise Projekte durchaus mehrere Anforderungen haben.

Angenommen euer Unternehmen möchte ein neues Customer-Relationship-Management-System einführen. Dann könnten neben funktionalen Anforderungen wie einer individuellen Rechte- und Rollenverwaltung auch technische Vorgaben wie die Anbindung an bereits vorhandene Drittsysteme oder die Skalierbarkeit bei komplexeren Business-Szenarien relevant sein.

Alle Anforderungen zusammen bilden die Grundlage für die Entwicklung, Implementierung und spätere Abnahme des CRM-Systems. Sie helfen dem Projekt- und Entwicklungsteam, die Erwartungen aller Stakeholder zu verstehen und ein System zu implementieren, das sowohl funktional als auch qualitativ den Bedarfen des Unternehmens entspricht.

Wie formuliere ich zielführende Anforderungen?

Damit das Team auf die Anforderungen, aber auch mit den gewünschten Handlungen reagiert, braucht es konkrete Anweisungen, die kein Raum für individuelle Interpretation lassen. Sind die Erwartungen beispielsweise nicht verständlich formuliert, kann es sein, dass die Teammitglieder in völlig verschiedene Richtungen rennen. Sind die Anforderungen hingegen nicht konkret genug oder kaum machbar, sind einzelne Beteiligte womöglich gar nicht erst motiviert, zu starten.

Daher sollten alle Anforderungen stets so sein:

• Notwendig: Die Anforderung muss erfüllt werden, damit gewisse Unternehmens-, Abteilungs- oder Projektziele erreicht werden. Dies sollte auch an alle Beteiligten kommuniziert werden.
• Konkret: Sie ist so detailliert beschrieben, damit alle wissen, was das übergeordnete Projektziel ist.
• Verständlich: Die Anforderung ist leicht verständlich. Zum Beispiel durch kurze Sätze, aktive Formulierung, keine Nominalisierung und die Verwendung eindeutiger Begrifflichkeiten.
• Machbar: Bevor an die Umsetzung geht, solltet ihr sicherstellen, dass ihr die Erwartungen mit den vorhandenen Ressourcen wie der technischen Infrastruktur, den personellen Kapazitäten, aber auch dem notwendigen Know-how erfüllen könnt.
• Überprüfbar: Ob eine Anforderung erfüllt ist, kann mittels Usability-, A/B-Test oder anderer Methoden getestet werden.

Warum ist Requirements Engineering wichtig?

Viele Projekte scheitern oder verursachen immense Zusatzkosten, wenn zu Beginn keine konkreten Anforderungen definiert wurden. Oftmals ändern sich Erwartungen auch im Laufe des Projekts und werden dann nicht in entsprechende Maßnahmen übersetzt.

Mit einem gut strukturiertem Anforderungsmanagement stellt ihr sicher, dass das gesamte Projektteam gemeinsam auf ein Ziel hinarbeitet und dieses auch möglichst effizient erreicht. Außerdem hilft der Prozess, also der kontinuierliche und effiziente Fluss der Anforderungen durch das Entwicklungssystem, alle Anforderungen während des gesamten Projekts im Blick zu behalten. Entsprechend wird der Ablauf auch als Flow bezeichnet.

Dank ihm könnt ihr schnell und flexibel auf Änderungen reagieren, ohne hohe Zusatzaufwände oder Verzögerungen zu riskieren.

Vorteile des agilen Anforderungsmanagements

Nutzt die Grundvoraussetzungen des agilen Projektmanagements und profitiert von

• weniger Fehlern
• besserer Planung von Terminen und Kosten
• geringeren Entwicklungskosten im Gesamtprojekt
• minimiertem Risiko für Sicherheitslücken
• wiederverwendbaren Anforderungen für nachfolgende Projekte
• Synergien zwischen einzelnen Aufgaben und Testfällen

Wie funktioniert Anforderungsmanagement?

Der Prozessfluss, der Flow, lässt sich in verschiedene Phasen aufteilen; oftmals sind das die Analyse- und Spezifikations-, Priorisierungs- und Implementierungsphase.

Dabei beginnt das Anforderungsmanagement im Optimalfall bei der Entwicklung eurer Unternehmensvision auf der Geschäftsführungsebene. Auch bezeichnet als Enterprise-Ebene.

Phase 1: Anforderungen analysieren und spezifizieren

Nutzt eine klare Vision mit konkreten Geschäftszielen, die all euren Teams bei ihrer täglichen Arbeit als Orientierung dient. Am besten bindet ihr eure Mitarbeitenden ein, wenn es darum geht, eine gemeinsame Zukunftsvision zu entwickeln. Beispielsweise könnt ihr Vertreterinnen oder Vertreter aus einzelnen Teams einladen oder eine unternehmensweite Umfrage durchführen.

Abgesehen davon, dass ihr somit von neuen Ideen und Lösungsansätzen profitiert, gebt ihr euren Teams das Gefühl, dass ihre Meinungen und Ideen wertgeschätzt werden. Dieses Vertrauen wird belohnt – mit loyalen Mitarbeitenden und einer höheren Bereitschaft, Verantwortung bei der Umsetzung dieser Ziele zu übernehmen.

Ebenso wichtig wie die Anforderungen eurer Mitarbeitenden an neue Lösungen sind die Erwartungen eurer Zielgruppe. Nur weil ihr eine Lösung oder ein Feature als sinnvoll erachtet, muss das nicht zwangsweise auch für eure Endnutzerinnen und -nutzer gelten. Sie haben andere Bedürfnisse und Erwartungen an eure digitalen Angebote.

Bevor ihr also ein Projekt oder sogar ein einzelnes Feature umsetzt, solltet ihr euch immer fragen, ob diese eurer Zielgruppe einen echten Mehrwert bieten. Beispielsweise helfen euch User-Research-Methoden dabei, das Verhalten eurer Zielgruppe besser zu verstehen.

Nehmen wir folgendes Beispiel: Eine solche Anforderung, ist die Integration von KI-Lösungen, um Prozesse zu optimieren. Bevor ihr diese Anforderung an die verschiedenen Bereiche, Abteilungen und Teams weitergebt, brauchte ihr eine klare Vision.

Stellt euch dazu folgende Fragen:

• Was soll mit dieser Anforderung erreicht werden?
• An welchen KPIs kann der Erfolg des Projektes gemessen werden?
• Welche Unternehmensbereiche sind in welchem Ausmaß von dem Vorhaben betroffen?
• Welche Stakeholder müssen letztendlich mit der Lösung zurechtkommen?
• Welche Teams sind an der Umsetzung des Projektes beteiligt?
• Brauche ich externe Unterstützung, beispielsweise in Form von strategischer Beratung?

Phase 2: Anforderungen dokumentieren und priorisieren

Habt ihr die Anforderungen an ein Feature, eine Lösung oder ein Projekt festgelegt, gilt es diese natürlich auch übersichtlich zu dokumentieren, damit das gesamte Team den Fortschritt in Echtzeit im Blick behält.

Gesonderte Projektmanagement-Tools wie Jira von Atlassian ermöglichen es, Anforderungen und damit zusammenhängende Maßnahmen detailliert zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Beispielsweise könnt ihr so festhalten, welches Teammitglied für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie dort der aktuelle Stand ist. Mittels Automationen werden Verantwortliche zudem informiert, wenn sich eine Anforderung zu lange in einem bestimmten Status befindet.

Ein spezielles Prioritätsschemata hilft außerdem dabei, bestehende Anforderungen zu clustern, zu priorisieren und somit Ressourcen entsprechend zu verteilen. Beim agilen Projektmanagement erfolgt die Priorisierung in gemeinsamen Sprint-Planungsmeetings. Dabei befinden sich alle Anforderungen in einem sogenannten Product Backlog und von Sprint zu Sprint wird entschieden, welche als nächstes bearbeitet werden.

Wie ihr eure Unternehmensprozesse in Jira optimal abbilden könnt, zeigen euch gerne unsere dotSource-Expertinnen und –Experten.

Phase 3: Anforderungen in einem MVP verwirklichen

Beim agilen Projektmanagement unerlässlich ist auch die Umsetzung eines Minimum Viable Products (MVPs), eine erste vereinfachte Version der eigentlichen Lösung für die jeweilige Anforderung, um die Vorstellungen zu konkretisieren.

Somit könnt ihr möglichst schnell einschätzen, inwiefern eine Maßnahme auf ein übergeordnetes Ziel einzahlt. Außerdem könnt ihr anhand des MVPs mögliche Fehler und Verbesserungspotenziale aufdecken, bevor ihr beispielsweise viel Zeit und Kosten in die Entwicklung einer Anwendung investiert habt.

Auch wenn einzelne Produkte, auf Teamebene erstellt werden, ist es sinnvoll, die Anforderungen in kleinere Teilaufgaben zu unterteilen und diese in kurzen Entwicklungszyklen umzusetzen, zu testen und zu verbessern. In regelmäßigen Team-Meetings könnt ihr euch über Fortschritte und Herausforderungen austauschen und gegebenenfalls gemeinsame Lösungsansätze finden.

Wer ist für das Anforderungsmanagement zuständig?

Es reicht nicht aus, eine konkrete Vision zu haben– es braucht auch dezidierte Personen, welche verantwortlich dafür sind, überhaupt erst einmal eine übergeordnete Vision zu verbalisieren und die anstehenden Projekte in einer Roadmap abzubilden.

Klare Rollenverteilungen sind wichtig, um alle Maßnahmen, die zur Erfüllung der Anforderungen festgelegt wurden, vollständig und rechtzeitig umzusetzen. Dabei hängen die Zuständigkeiten beim Anforderungsmanagement vom jeweiligen Projekt oder der Teamkonstellation ab.

Beziehen sich die Anforderungen auf ein konkretes Produkt oder eine Lösung, sind meist die Product Manager verantwortlich für die Koordination der Anforderungen. Arbeitet ein Team an einem übergreifenden Projekt, wird dies meist durch Projektmanager (PM) gesteuert.

Dabei ist es ihre Aufgabe, das Team dabei zu unterstützen die entsprechenden Anforderungen zu erfüllen und regelmäßiges Feedback über den aktuellen Entwicklungsstand einzuholen.

Anwendungsfälle für das Anforderungsmanagement

Die Phasen des Anforderungsmanagements könnt ihr für verschiedene Bereiche der Softwareentwicklung, aber auch für andere komplexe und abteilungsübergreifende Projekte nutzen.

Besonders häufig wird es aber bei der Entwicklung neuer und der Modernisierung bestehender Softwareprodukte genutzt. Dabei ist es sehr hilfreich, wenn ihr auf zurückliegende Anforderungen zurückgreifen könnt. Ungefähr zwischen 60 und 80 Prozent neuer Entwicklungen oder Produkte sind nämlich Optionen oder Varianten von dem, was ihr bereits habt. Sind diese übersichtlich dokumentiert, könnt ihr zurückliegende Erfahrungen nutzen und von neuen oder angepassten Lösungen oder Features schneller profitieren.

Herausforderungen beim Anforderungsmanagement

Bevor Anforderungen überhaupt zusammengetragen werden, muss klar sein, wer überhaupt diejenigen sind, die Ansprüche an ein bestimmtes Projekt haben. Auch wenn es das Hauptziel eures Digitalprojektes ist, euren Endkunden ein optimales Einkaufserlebnis zu bieten, gibt es im Unternehmen Mitarbeitende mit unterschiedlichen Anforderungen an das Projektergebnis.

Das Management könnte zum Beispiel daran interessiert sein, dass ein neues Tool möglichst schnell zu geringen Kosten umgesetzt werden kann. Die Anwenderinnen und Anwender im Unternehmen wünschen sich hingegen, dass das Tool intuitiv nutzbar ist.

Um spätere Konflikte zu vermeiden, solltet ihr all diese Anforderungen sammeln und hinsichtlich ihrer Relevanz für den Projekterfolg priorisieren.

Insbesondere in kleineren Unternehmen ist es oftmals nicht möglich, allen Rollen des Anforderungsmanagements gerecht zu werden. Zum einen, weil keine ausreichende Anzahl an Mitarbeitenden vorhanden ist; zum anderen aber auch, weil es an Know-how für die Besetzung dieser Positionen fehlt. Mit entsprechenden Weiterbildungsmaßnahmen oder der engen Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Digital Consultants kann nach und nach eigene Expertise im Unternehmen aufgebaut werden.

Tipps, um Herausforderungen zu meistern:

• Kommunikation durch regelmäßige Meetings fördern
• Bedürfnisse aller Stakeholder identifizieren
• Prioritäten anhand einheitlicher Kriterien setzen
• Fähigkeiten der Mitarbeitenden fördern und ausbauen
• Anpassungen der Anforderungen vornehmen (wenn nötig)

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Die digitale Transformation erfordert, die eigene Unternehmensstrategie immer wieder neu zu denken. Egal welches Ziel ihr euch gesetzt habt, konkrete Anforderungen und eine gut durchdachte Roadmap öffnen euch die Türen zu effizienten Prozessen und neuen Commerce-Strategien. 

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