Anforderungsmanagement bei agilen Projekten: Wie ihr mit einer gemeinsamen Vision Kosten senkt

Digitale Transformation ist ein Teamsport. Nur wenn alle dieselbe Richtung ansteuern, kommt ihr gemeinsam ans Ziel. Bezieht bei der geplanten Umsetzung digitaler Projekte alle Beteiligten mit ein! Sind für die Verantwortlichen die Anforderungen nicht klar definiert, kann das Projektvorhaben scheitern oder wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant.

Mit agilem Anforderungsmanagement stellt ihr sicher, dass neue digitale Lösungen mit Projektabschluss auch wirklich den Anforderungen eurer Kunden gerecht werden. Und nicht nur das: Klar definierte Anforderungen helfen allen Projektbeteiligten dabei, zielgerichtet zu arbeiten.

Wie euer Unternehmen mit klar definierten Anforderungen Projektabläufe reibungslos managt und den Erwartungen eurer Zielgruppe gerecht wird, erfahrt ihr auf Handelskraft.

Was ist Anforderungsmanagement?

Agiles Anforderungsmanagement umfasst verschiedene Maßnahmen des agilen Projektvorgehens, um sich gemeinsam mit allen Stakeholdern auf konkrete Anforderungen an ein Projekt, eine Lösung oder einzelne Features zu einigen.

Bis es allerdings zur eigentlichen Umsetzung einer solchen Idee kommt, durchlaufen die Anforderungen idealerweise einen kontinuierlichen und effizienten Fluss durch das Entwicklungssystem. einen sogenannten Flow. Dieser idealisierte Ablauf lässt sich in verschiedene Phasen aufteilen; oftmals sind das die Analyse-, Spezifikations-, Priorisierungs- und Implementierungsphase.

Dabei beginnt das Anforderungsmanagement im Optimalfall bei der Entwicklung der Unternehmensvision auf der Geschäftsführungsebene. Je nach Unternehmen und Branche variieren die Begriffe, wir betiteln diese strategische Ebene als Enterprise-Ebene.

Eine gemeinsame Vision führt zum Ziel

Nutzt eine klare Vision mit konkreten Geschäftszielen, die all euren Teams bei ihrer täglichen Arbeit als Orientierung dient. Am besten bindet ihr eure Mitarbeitenden sogar ein, wenn es darum geht, eine gemeinsame Zukunftsvision zu entwickeln. Beispielsweise könnt ihr Vertreterinnen oder Vertreter aus einzelnen Teams einladen oder eine unternehmensweite Umfrage durchführen.

Abgesehen davon, dass ihr somit von neuen Ideen und Lösungsansätzen profitiert, gebt ihr euren Teams das Gefühl, dass ihre Meinungen und Ideen wertgeschätzt werden. Dieses Vertrauen wird belohnt – mit loyalen Mitarbeitenden und einer höheren Bereitschaft, Verantwortung bei der Umsetzung dieser Ziele zu übernehmen.

Der Kunde im Fokus

Ebenso wichtig wie die Anforderungen eurer Mitarbeitenden an neue Lösungen sind die Erwartungen eurer Zielgruppe. Nur weil ihr eine Lösung oder ein Feature als sinnvoll erachtet, muss das nicht zwangsweise auch für eure Endnutzerinnen und -nutzer gelten. Sie haben andere Bedürfnisse und Erwartungen an eure digitalen Angebote.

Bevor ihr also ein Projekt oder sogar ein einzelnes Feature umsetzt, solltet ihr euch immer fragen, ob diese eurer Zielgruppe einen echten Mehrwert bieten. Beispielsweise helfen euch User-Research-Methoden dabei, das Verhalten eurer Zielgruppe besser zu verstehen.

Nehmen wir folgendes Beispiel: Eine solche Anforderung, ist die Integration von KI-Lösungen, um Prozesse zu optimieren. Bevor ihr diese Anforderung an die verschiedenen Bereiche, Abteilungen und Teams weitergebt, brauchte ihr eine klare Vision.

Stellt euch dazu folgende Fragen:

• Was soll mit dieser Anforderung erreicht werden?
• An welchen KPIs kann der Erfolg des Projektes beispielsweise gemessen werden?
• Welche Unternehmensbereiche sind in welchem Ausmaß von dem Vorhaben betroffen?
• Welche Stakeholder müssen letztendlich mit der Lösung zurechtkommen?
• Welche Teams sind an der Umsetzung des Projektes beteiligt?
• Brauche ich externe Unterstützung, beispielsweise in Form von strategischer Beratung?

Minimum Viable Product (MVP)

Beim agilen Projektmanagement unerlässlich ist auch die Umsetzung eines MVPs, eine erste vereinfachte Version der eigentlichen Lösung für die jeweilige Anforderung, um die Vorstellungen zu konkretisieren. Somit könnt ihr möglichst schnell einschätzen, inwiefern eine Maßnahme auf ein übergeordnetes Ziel einzahlt. Außerdem könnt ihr anhand des MVPs mögliche Fehler und Verbesserungspotenziale aufdecken, bevor ihr beispielsweise viel Zeit und Kosten in die Entwicklung einer Anwendung investiert habt.

Auf Teamebene werden die einzelnen Produkte erstellt, die dazu beitragen, die festgelegten Lösungen zu liefern. Hierbei ist es sinnvoll, die Anforderungen in kleinere Teilaufgaben zu unterteilen und diese in kurzen Entwicklungszyklen umzusetzen, zu testen und zu verbessern. In regelmäßigen Team-Meetings könnt ihr euch über Fortschritte und Herausforderungen austauschen und gegebenenfalls gemeinsame Lösungsansätze finden.

Sinnvolle Rollen im Anforderungsmanagement

Es reicht nicht aus, eine konkrete Vision zu haben– es braucht auch dezidierte Personen, welche verantwortlich dafür sind, überhaupt erst einmal eine übergeordnete Vision zu verbalisieren und die anstehenden Projekte in einer Roadmap abzubilden.

Klare Rollenverteilungen sind wichtig, um alle Maßnahmen, die zur Erfüllung der Anforderungen festgelegt wurden, vollständig und rechtzeitig umzusetzen.

Beispielsweise stellt der Initiative beziehungsweise Solution-Architect sicher, dass alle technischen Anforderungen auf den entsprechenden Ebenen gegeben sind, damit Geschäftsprozesse möglichst reibungslos umgesetzt werden können.

Vorteile des agilen Anforderungsmanagements

Gelingt es euch, die Erwartungen eurer Mitarbeitenden und eurer Zielgruppe in gleichem Maße in den Anforderungen zu manifestieren, könnt ihr euch sicher sein, dass das Projektergebnis den gewünschten Erfolg bringt. Der Flow hilft euch dabei, alle Anforderungen im Blick zu behalten und flexibel auf potenzielle Änderungen zu reagieren.

Nutzt die Grundvoraussetzungen des agilen Projektmanagements auf allen drei Ebenen und profitiert von

• besserer Planung von Terminen und Kosten
• geringeren Entwicklungskosten im Gesamtprojekt
• weniger Fehlern
• minimiertem Risiko für Sicherheitslücken
• wiederverwendbaren Anforderungen für nachfolgende Projekte
• Synergien zwischen einzelnen Aufgaben und Testfällen

Herausforderungen beim Anforderungsmanagement

Bevor Anforderungen überhaupt zusammengetragen werden, muss klar sein, wer überhaupt diejenigen sind, die Ansprüche an ein bestimmtes Projekt haben. Auch wenn es das Hauptziel eures Digitalprojektes ist, euren Endkunden ein optimales Einkaufserlebnis zu bieten, gibt es im Unternehmen Mitarbeitende mit unterschiedlichen Anforderungen an das Projektergebnis.

Das Management könnte zum Beispiel daran interessiert sein, dass ein neues Tool möglichst schnell zu geringen Kosten umgesetzt werden kann. Die Anwenderinnen und Anwender im Unternehmen wünschen sich hingegen, dass das Tool intuitiv nutzbar ist.

Um spätere Konflikte zu vermeiden, solltet ihr all diese Anforderungen sammeln und hinsichtlich ihrer Relevanz für den Projekterfolg priorisieren.

Insbesondere in kleineren Unternehmen ist es oftmals nicht möglich, allen Rollen des Anforderungsmanagements gerecht zu werden. Zum einen, weil keine ausreichende Anzahl an Mitarbeitenden vorhanden ist; zum anderen aber auch, weil es an Know-how für die Besetzung dieser Positionen fehlt. Mit entsprechenden Weiterbildungsmaßnahmen oder der engen Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Digital Consultants kann nach und nach eigene Expertise im Unternehmen aufgebaut werden.

Tipps, um Herausforderungen zu meistern:

• Kommunikation durch regelmäßige Meetings fördern
• Bedürfnisse aller Stakeholder identifizieren
• Prioritäten anhand einheitlicher Kriterien setzen
• Fähigkeiten der Mitarbeitenden fördern und ausbauen
• Anpassungen der Anforderungen vornehmen (wenn nötig)

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