Projektaudit: Effiziente Prozesse für digitalen Erfolg

Der Erfolg eurer Projekte wird nicht nur daran gemessen, ob das Ergebnis überzeugt, sondern auch, wie der Weg dahin verlaufen ist. Sind Prozesse nicht gut geplant, kann das zu erheblichen Verzögerungen, hohen Kosten und demotivierten Mitarbeitenden führen.

Im Artikel lernt ihr die häufigsten Ursachen für ineffiziente Prozesse kennen und erfahrt, wie ihr diese mithilfe eines Projektaudits identifiziert. Außerdem erwarten euch hilfreiche Tipps, mit denen ihr eure Prozesse zielgerichtet steuert.

Die Hürden des Projektmanagements

Treten innerhalb eines Projektes Probleme auf, führt das oftmals zu weiteren Herausforderungen. Vor allem eine regelmäßige und gute Kommunikationskultur ist in eurem Projektalltag daher enorm wichtig. Umso komplexer das Projekt, desto mehr Menschen sind beteiligt. Diese haben unterschiedliche Informationen, Wissensstände und gegebenenfalls andere Erwartungen an das Projektergebnis. Nur wenn ihr regelmäßig über den aktuellen Stand und die nächsten Ziele sprecht, können Aufgaben im gewünschten Umfang umgesetzt werden.

Die Anforderungen an das jeweilige Projekt sollten also klar sein und konkret geplant werden. Dazu gehört unter anderem die Einteilung von personellen, finanziellen und zeitlichen Ressourcen.

Trotz guter Vorbereitung und umfassender Dokumentation brauchen Projektprozesse auch ein gewisses Maß an Flexibilität. Unerwartete Ausfälle von Mitarbeitenden oder Verzögerungen bei der Umsetzung erfordern von den Projektverantwortlichen schnelles Handeln.

Im besten Fall gibt es Personen, die vertretungsweise einspringen oder neu in das Projekt eingearbeitet werden. Können durch einen Ausfall Aufgaben nicht mehr zeitgemäß erfüllt werden, müssen Projektziele neu priorisiert werden.

Im Optimalfall haben spontane Ausfälle keine großen Auswirkungen auf das Kernteam. Das sollte möglichst heterogen zusammengesetzt sein. Während langjährige Mitarbeitende ihre Erfahrungen einbringen, können neue Mitglieder das Team mit frischen Ideen bereichern.

Ursachen für ineffiziente Prozesse :

• unzureichende Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Dienstleistern
• fehlende Einbindung der Stakeholder und daher langsame Entscheidungsfindung
• unklare Anforderungen und Ziele
• mangelhafte Kompetenz oder Erfahrung externer Dienstleister
• unerfahrene Projektteams
• wenig fest eingeplante Mitarbeitende im Kernteam
• strenger Zeitplan

Externes Projektaudit schafft Licht im Dunkeln

Ein Projektaudit eignet sich, um den Fortschritt eines Projekts objektiv einzuschätzen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und den Prozess, wenn nötig anzupassen. Es müssen also nicht schon erhebliche Schwierigkeiten innerhalb eines Projektes aufgetreten sein. Ein umfassender Projektbericht ist auch sinnvoll, um Learnings aus dem Projektablauf abzuleiten, auf andere Projekte zu übertragen oder um Budgets nachzuverhandeln.

Für eine neutrale Beurteilung solltet ihr, externe Projektmanager mit der Analyse beauftragen. Ihre Erfahrung aus verschiedenen agilen Projekten hilft euch dabei, strategisch gut aufgesetzte Prozesse effizient in die Praxis zu überführen. Sie können Stolperfallen und externe Projektrisiken frühzeitig identifizieren und gemeinsam mit eurem Team passende Lösungen finden.

Externe Projektmanager haben außerdem eine klare Vision, wie die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem Dienstleister verlaufen sollte. Notwendige Veränderungen im Zusammenarbeitsmodell werden so leicht erkannt und zielgerichtet angepasst.

Vorteile eines Projektaudits:

• Probleme und ineffiziente Prozesse identifizieren
• Umsetzung von Anforderungen überprüfen
• Sicherheitsrisiken erkennen und beheben
• Kosten kontrollieren und minimieren
• Transparenz über den Ist-Stand bei allen Beteiligten

Ablauf eines Projektaudits

Bereits der Austausch mit externen Analysten über eure Projektvision kann dabei helfen, neue Denkanstöße für die Optimierung eurer Prozesse zu erhalten. In gemeinsamen Workshops thematisiert ihr eure Herausforderungen und erhaltet nach einer umfassenden Analyse hilfreiche Handlungsempfehlungen.

Schritt 1: Ist-Stand ermitteln

Wenn euer Projektaudit von externen Expertinnen und Experten durchgeführt wird, brauchen diese eine klare Vorstellung von der Vision und dem Geschäftsmodell eures Unternehmens. Hierzu eignet sich ein gemeinsamer Kick-off Termin.

Handelt es sich um ein Digitalprojekt ist es wichtig, dass die externen IT-Projektmanager eure aktuelle Systemarchitektur kennt.

• Welche Systeme von welchem Lösungsanbieter nutzt ihr?
• In welchem Umfang nutzt ihr sie?
• Und wie sind die Lösungen miteinander verbunden?

Außerdem helfen spezifische Fragen über das Projekt bereits dabei, mögliche Probleme und ihre Ursachen zu identifizieren:

• Wie fügt sich das Projekt in euer Unternehmen ein?
• Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen eures Projekts aus?
• Welche Anforderungen habt ihr an das Projekt?
• Wie werden die Anforderungen aufgenommen und dokumentiert?
• Welche Programme und Tools sind im Einsatz?
• Wie funktioniert die Zusammenarbeit aller Beteiligten über die eingesetzten Tools?
• Welche Elemente beinhaltet euer Projekthandbuch?
• Wie verläuft die Interaktion mit Dienstleistern?
• Wie messt Ihr die Zufriedenheit und den Erfolg des Kunden und des Projekts?

Um diese Fragen zu beantworten, können Teammitglieder gemeinsam mit den Analysten ein Project Model Canvas erstellen. Dabei wird das Projekt in einzelne Projektbausteine zerlegt und strukturiert bearbeitet. Teammitglieder, die bisher nur geringe Kenntnisse über das Projekt hatten, erhalten somit einen schnellen Überblick und können ihre jeweiligen Kompetenzen einbringen.

Schritt 2: Projektreview durchführen

Sind all diese Fragen geklärt, kann der gegenwärtige Stand des Projektes analysiert werden. Dabei wird die ursprüngliche Projektplanung mit dem Ist-Stand abgeglichen. Wenn dabei zeitliche, personelle und finanzielle Differenzen auftreten, werden die Ursachen dafür gesucht.

Auch hier kann die Erarbeitung einer Project Model Canvas hilfreich sein, indem Projektbeteiligte ihre Herausforderungen und fehlende Informationen zu einzelnen Projektabschnitten teilen.

Zusätzliche persönliche Gespräche zwischen dem Expertenteam und Projektbeteiligten verschiedener Ebenen helfen dabei, Herausforderungen zu konkretisieren und die Machbarkeit neuer Prozesse abzuwägen.

Schritt 3: Maßnahmenkatalog erstellen

Sind erst die Hürden im Prozess identifiziert, können konkrete Maßnahmen entwickelt werden, die diese beheben sollen. Eine Matrix kann dabei helfen, die Aufgaben je nach Nutzen und Aufwand einzuordnen. Quick Wins wie die Einführung von Projektmanagementsystemen erfordern nicht allzu viel Aufwand, können aber schnell einen großen Mehrwert bringen.

Allgemeine Anpassungen und Weiterentwicklungen im gesamten Management wie Weiterbildungen von Projektmanagern und Product Ownern versprechen ähnlich hohen Nutzen, bedürfen aber einer längerfristigen Planung.

Das Audit kann auch durchaus aufzeigen, dass der Dienstleister, mit dem ihr das Projekt realisiert, eure Anforderungen nicht umsetzen kann. Insbesondere für komplexe und systemübergreifende Digitalprojekte braucht es Expertise in verschiedenen Bereichen des Digital Business. In diesem Fall solltet ihr potenzielle Dienstleister neu evaluieren und die Partneragentur gegebenenfalls wechseln.

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